Kolejnym krokiem była zmiana polskich przepisów. Na podstawie art. 10g ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych Prezes Rady Ministrów wydał rozporządzenie z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie to określa szczegóły, zarówno techniczne jak i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Proces elektronizacji w Polsce dopiero się rozpoczął i z pewnością przez najbliższych kilka lat będzie jednym z czołowych tematów absorbujących wiele jednostek. Jednak w tej szalonej gonitwie za uruchomieniem elektronicznej wymiany informacji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą warto na chwilę zatrzymać się i zastanowić nad odpowiedzią na pytanie: jak właściwie moja jednostka jest przygotowana do elektronizacji zamówień?
Odpowiedź nie jest wcale oczywista. Należy bowiem zdać sobie sprawę z faktu, iż przygotowywane przez Urząd Zamówień Publicznych narzędzia w żaden sposób nie rozwiążą problemów, które zdaje się mieć większość Zamawiających w naszym kraju, a którymi jest między innymi sprawne zarządzanie całym procesem obsługi postępowania – od planu zamówienia, aż do podjęcia decyzji o wyłonieniu zwycięzcy.
Nie jest tajemnicą, że na chwilę obecną przygotowywanie wielu procesów w zamówieniach publicznych opiera się o edytor tekstów i arkusz kalkulacyjny. Używanie tych narzędzi jako podstawowych elementów do pracy w postępowaniach ma niestety wiele wad. Jedną z głównych jest fakt, że Zamawiający nie ma możliwości łatwego przygotowania kolejnego postępowania – nawet jeśli są one do siebie podobne, to nigdy nie są identyczne i trzeba bardzo uważać, aby przy korzystaniu z poprzednich wzorców nie popełnić kosztownych błędów.
Kolejnym istotnym problemem jest organizacja wszystkich działań wokół procedury w formie spójnej bazy danych. Sprawa jest niezwykle istotna – jeśli w przyszłości mamy w ogóle myśleć o sprawnej wymianie informacji z Platformą E-Zamówienia, to już teraz należy rozpocząć proces wewnętrznej organizacji przeprowadzania postępowań w oparciu o system informatyczny. Powinien to być system jak najbardziej elastyczny i możliwy do spersonalizowania (postępowania poszczególnych Zamawiających bardzo się między sobą różnią), zapewniający bezpieczeństwo pracy i koniecznie tworzący automatycznie, niejako w tle, archiwum przeprowadzonych postępowań z natychmiastowym dostępem do każdego pisma czy protokołu.
Jednym z rozwiązań spełniających powyższe wymogi jest system AZAM, który zadebiutował na polskim rynku na początku 2018 roku. Jego producent – firma ARISCO, polska firma z wieloletnim doświadczeniem na rynku zamówień publicznych – zdecydował się na przygotowanie narzędzia wspierającego działanie wewnątrz każdej jednostki, którego użycie zapewni w niedalekiej przyszłości pełną komunikację z platformą rządową. Funkcjonalność oferowana przez system AZAM nie jest w żaden sposób powieleniem systemu rządowego, lecz stanowi doskonałe źródło danych dla elektronicznego repozytorium przygotowywanego przez UZP.
Należy również wspomnieć, że w każdej jednostce, która ma obowiązek stosowania się do przepisów UZP, przygotowuje się co roku zapotrzebowania na następny rok budżetowy. System AZAM wspiera użytkownika również w tym zakresie – pozwala na opracowanie planu zamówień publicznych i płynne przejście z nim do procedowania postępowań z niego wynikających. Tak bogata funkcjonalność opakowana została w postać aplikacji działającej pod przeglądarką www, co daje możliwość pracy praktycznie na dowolnym urządzeniu i z dowolnego miejsca.
Na sam koniec należy jeszcze raz podkreślić – droga do wymiany danych z rządową platformą jest długa i niestety może okazać się dość kręta. Im więcej postępowań prowadzi dana jednostka, tym istotniejsze jest jak najszybsze rozpoczęcie procesu elektronizacji swoich wewnętrznych procesów, związanych z zamówieniami publicznymi. Wdrażanie rozwiązań informatycznych, to proces trwający wiele miesięcy, a im krótszy czas pozostawimy sobie na uruchomienie odpowiednich systemów, tym drożej będzie nas to kosztowało – przy czym kosztem określić można tutaj zarówno faktyczną kwotę wydaną na system komputerowy, jak też niższą od oczekiwanej jakość prowadzonych postępowań.
