Ewidencja księgowa jednostek budżetowych

Autor: Weronika Grabowiecka / 20.12.2012
PRAWO 47 11 2006 47

Brak uzgodnionej ewidencji księgowej nie tylko uniemożliwia kierownictwu właściwe podejmowanie decyzji, ale może być również przyczyną wykazania w sprawozdaniach danych niezgodnych ze stanem faktycznym, a w konsekwencji podstawą odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Prawidłowe sporządzenie sprawozdawczości budżetowej jest uzależnione od uzgodnienia ewidencji księgowej. Szczególnie ważne jest zweryfikowanie księgowań na dwóch kontach: 400 ? ?Koszty według rodzajów? i 130 ? ?Rachunek bieżący jednostki budżetowej?. Zostały one ujęte w planie kont stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (DzU nr 142, poz. 1020). Konto 400 służy do ewidencji kosztów prostych według rodzaju, tj. tak ich, których w ramach jednostki nie można rozłożyć na elementy składowe. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wielkość poniesionych kosztów związanych z działalnością operacyjną danej jednostki, a na stronie Ma ? zmniejszenie poprzednio ujętych i zaksięgowanych kosztów.

W celu uzyskania kompletnych, szczegółowych i rzetelnych danych o faktycznie poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym, należy prowadzić ewidencję pomocniczą według podziałek klasyfikacji budżetowej ustalonych dla wydatków, wymienionej w załączniku nr 4 do rozporządzenia ministra finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (DzU nr 107, poz. 726 ze zm.). Ponadto szczegółowa ewidencja analityczna powinna być dostosowana do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości jednostki budżetowej. Punktem wyjścia jest właściwe rozbicie konta syntetycznego 400 na konta ksiąg pomocniczych i ich pogrupowanie, zgodnie z wiodącą zasadą ? według klasyfikacji budżetowej wydatków, następnie w ramach tych grup kosztów należy uszczegółowić ich rodzaj. Konto 400 ma swoje odzwierciedlenie w wydatkach, gdyż uprzednio wykonana czynność zakupu powodująca koszt musi zostać rozliczona poprzez zapłatę.

Przykład

Po dokonaniu zakupu zleceniodawca otrzymuje fakturę, która powinna być odniesiona na konto 400 po stronie Wn w korespondencji z kontem 201 ? ?Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami? po stronie Ma przy realizacji operacji bezgotówkowej lub 101 ? ?Kasa? przy zapłacie gotówką. Następnie dokonywany jest przelew w wyznaczonym przez zleceniobiorcę terminie, który staje się wydatkiem ujętym w ewidencji księgowej na koncie 130. Konto to służy w jednostkach budżetowych do ewidencji obrotów na rachunku bankowym oraz ich stanów, dotyczących dochodów i wydatków budżetowych objętych planami finansowymi.

Wydatki objęte planami finansowymi

Przy dokonywaniu wydatków budżetowych ? pobraniu kwot z rachunku bankowego na finansowanie zadań ujętych w planie finansowym obowiązują zasady wskazane w art. 35, art. 138 pkt 2 i 3 i art. 139 oraz art. 189 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 ze zm.), a także wymienione w rozporządzeniu ministra finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno- prawną (DzU nr 116, poz. 783). Na stronie Wn konta 130 w jednostkach budżetowych ujmuje się głównie wpływy środków, natomiast na stronie Ma tego konta ? zrealizowane na podstawie planów finansowych wydatki budżetowe jednostki. Saldo Wn oznacza stan środków budżetowych znajdujących się na rachunku bieżącym, a w okresie roku budżetowego ? stan środków otrzymanych na realizację wydatków i niewykorzystanych do danego dnia.

Sprawozdawczość

Ewidencja analityczna do wydatków budżetowych prowadzona do konta 130 musi uwzględniać podziałki klasyfika- cji budżetowej oraz wymogi sprawozdawczości określone w rozporządzeniu ministra finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (DzU nr 115, poz. 781); w omawianym przypadku szczególnie sprawozdania Rb?28S z wykonania planu wydatków budżetowych JST, stanowiącego załącznik nr 16 do rozporządzenia.

Aby rzetelnie sporządzić sprawozdanie Rb?28S, konieczne jest uzgodnienie kosztów z wydatkami, zaksięgowanymi według podziałek klasyfikacji budżetowej. Odbywa się to poprzez zestawienie wyników operacji księgowych ? sald konta 400 z kontem 130, a następnie ich porównanie w szczegółowości: działy, rozdziały i paragrafy. Na koncie 400 w ramach danego paragrafu należy prowadzić uszczegółowioną analitykę ? trzeciego stopnia na każdy rodzaj kosztu oddzielnie, według schematu: 400 ? dział, rozdział ? paragraf ? rodzaj kosztu. Często takiego rozbicia dokonuje się w ramach paragrafów rzeczowych: § 4210, § 4260, § 4270, § 4300 oraz paragrafów płacowych: § 4010, § 4040, § 4110, § 4120. Tak rozbudowana analityka umożliwia szczegółową i dokładną analizę kosztów, ich monitorowanie, co w efekcie pozwala kierownictwu podjąć właściwą i optymalną decyzję w danym momencie działalności, zwłaszcza jeżeli chodzi o ich ograniczenie lub potrzebę zwiększenia innych kosztów.

Uzgadnianie kont

Jeżeli operacje były prawidłowo zaksięgowane na kontach kosztów i wydatków, to w wyniku ich porównania według podziałek klasyfikacji budżetowej powinny wyrażać takie same salda. Najwłaściwsze jest uzgadnianie kosztów z wydatkami na koniec miesiąca do sporządzenia sprawozdania jednostkowego, a przynajmniej w terminie sporządzania sprawozdań statystycznych ? na koniec kwartału. Ewentualne uzasadnione niezgodności mogą wystąpić, gdy np. pobrano z banku do kasy środki pieniężne jako niezbędny zapas gotówki, ponadto gdy zostały udzielone zaliczki, których nie rozliczono do końca miesiąca. Wszystkie nierozliczone rozrachunki z dostawcami i odbiorcami będą stanowiły różnicę pomiędzy kontami 400 i 130, gdyż zaksięgowane, a niezapłacone faktury spowodują w ewidencji księgowej wyższy koszt od wydatku. Wówczas nieuzgodnione kwoty będą miały odbicie na koncie 201, które zostaną rozliczone po dokonaniu zapłaty z rachunku bankowego jednostki w terminie wyznaczonym przez zleceniobiorcę. To samo dotyczy konta 225 ? ?Rozrachunki z budżetami?, w sytuacji naliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z terminem ich odprowadzenia do urzędu skarbowego do 20. następnego miesiąca. Także składki na ubezpieczenie społeczne ubezpieczonego (emerytalne, rentowe, chorobowe) i płatnika (emerytalne, rentowe i wypadkowe), ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy, zaewidencjonowane na koncie 229 ? ?Pozostałe rozrachunki publicznoprawne?, będą naliczone w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, natomiast termin ich płatności przypada do 5. następnego miesiąca. Konto 231 ? ?Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń? również może wykazywać saldo, zwłaszcza na koniec roku budżetowego z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, którego termin wypłaty upływa 31 marca roku następnego.

Inwestycje

Odrębną sprawą jest uzgadnianie kosztów inwestycji zaewidencjonowanych na koncie 080 ? ?Inwestycje (środki trwałe w budowie)? z wydatkami ujętymi w paragrafach inwestycyjnych konta 130 (§ 6050 ? ?Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych?). W tym przypadku nie występuje konto 400, gdyż ewidencję księgową kosztów inwestycji prowadzi się na koncie 080 w analityce na poszczególne inwestycje, które następnie rozlicza się na uzyskane efekty w korespondencji z kontem 011 ? ?Środki trwałe? i kontem 800 ? ?Fundusz jednostki?. Konto 080 koresponduje z kontem 201, które zostanie rozliczone po dokonaniu zapłaty; wówczas koszty inwestycji (080) będą zgodne z wydatkami (130).

Oczywiście zostały wymienione przypadki najczęściej występujące, gdyż generalnie konta zespołu 2 ? ?Rozrachunki i roszczenia? wykazują salda na przełomie miesięcy roku budżetowego i wtedy przy zestawieniu kosztów z wydatkami należy uzgadniać te konta (400 i 130) z uwzględnieniem rozrachunków.

Gwarancja rzetelności

Po dokonaniu zestawienia kosztów z wydatkami oraz uwzględnieniu rozrachunków i następnie uzyskaniu ich zgodności jest oczywiste, że wszystkie księgowania były prawidłowe. Taki sposób sprawdzania jest niezbędny do dalszego procesu dokonywania analiz kosztów i wydatków. Zostanie również wypełniony wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, określony w art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Podziel się!

Aby dodać komentarz, zaloguj się.