Grupowe zamówienia energii elektrycznej to oczywista optymalizacja wydatków, bo gmina wykorzystując efekt skali, jest w stanie wynegocjować z operatorem elektrycznym znacznie lepsze warunki, niż kiedy zgłasza się zamówienie jako pojedyncza jednostka. Dlatego przetargi na prąd ogłaszało w drugiej połowie ubiegłego roku wiele samorządów – od dużych miast, po niewielkie gminy, które doszły do wniosku, że razem mogą więcej.
Poznań wpadł na taki pomysł już w 2011 roku. – Był to pierwszy przetarg Urzędu Miasta Poznania na zakup energii elektrycznej. Bodźcem były coroczne kilkudziesięciomilionowe koszty związane z zakupem energii na potrzeby własne oraz podległych jednostek organizacyjnych. Dążąc do zmniejszenia kosztów, w 2011 r. podjęto działania zmierzające do ustanowienia grupy zakupowej, której zadaniem był zakup energii elektrycznej w oparciu w oparciu o zasadę TPA (dostępność rynku energii elektrycznej), dającej prawo odbiorcy energii do jej zakupu od dowolnie wybranego sprzedawcy – wyjaśnia Rafał Łopka z biura prasowego Urzędu Miasta Poznania. Ostatecznie zdecydowano o wyborze PGE Obrót SA, a oszczędności sięgnęły kilku milionów złotych rocznie.
Innym przykładem dużego miasta, które oszczędza na energii elektrycznej, jest Gdańsk. Miasto i okoliczne gminy, które wspólnie ogłosiły w październiku 2012 r. przetarg, zaoszczędzą w sumie 4 mln zł, przy założeniu, że zużyją tyle samo prądu co rok wcześniej. W skład grupy zakupowej weszły samorządy zrzeszone w Gdańskim Obszarze Metropolitalnym, czyli miasta: Gdańsk, Sopot, Pruszcz Gdański oraz gminy: Tczew, Cedry Wielkie, Kolbudy, Linia, Pruszcz Gdański (gmina wiejska), Przywidz, Pszczółki i Trąbki Wielkie. Gdyby każde zamawiało prąd indywidualnie, wydałyby ponad 36 mln zł. Tymczasem oferta przestawiona przez spółkę Energa opiewała na nieco ponad 32 mln zł. Koncern zapewni w przyszłym roku zasilenie 1911 obiektów w 10 miastach i gminach metropolii. Łączne prognozowane zużycie w ramach zamówienia ma wynieść 45 GWh.
– Umowa na dostawę energii elektrycznej obejmie: 1453 szkół, przedszkoli, boisk, hal sportowych i budynków użyteczności publicznej oraz 458 zbiorczych punktów oświetlenia ulicznego – wylicza Magdalena Kuczyńska z biura prasowego Urzędu Miasta Gdańska.
Duże miasta i mniejsze gminy
Podobne przetargi odbyły się niedawno w Szczecinie, Radomiu, Krakowie, a ostatnio w Gorzowie, ale na takie rozwiązanie decydują się też mniejsze gminy, które chcą zaoszczędzić, np. podwarszawska Jabłonna, która dzięki przetargowi na zakup energii będzie miała w kasie dodatkowe 200 tys. zł.
– Dotychczas koszty związane z zakupem energii wynosiły ponad 1 mln zł. Ta kwota obejmowała zakup energii do oświetlenia ulic oraz budynków komunalnych, szkół, przepompowni – mówi kierownik Referatu Promocji w gminie Jabłonna Michał Smoliński. Dodaje, że w wyniku wspólnego zamówienia na energię elektryczną w 2013 r. gmina, która pierwszy raz zorganizowała taki przetarg, zapłaci 27 proc. mniej za oświetlenie uliczne i ponad 14 proc. mniej w pozostałych obiektach (budynki komunalne, szkoły, przepompownie).
Eksperci szacują, że oszczędności w skali jednej gminy wahają się między 25 a 30 proc. w przypadku stawek, po których sprzedawany jest prąd, a dodatkowo można zaoszczędzić do kilkunastu procent podpisując nową umowę na dystrybucję energii.
Trzeba przekonać sąsiadów
Idea grupowych zamówień energii elektrycznej dla samorządów jest atrakcyjna, ale pierwszym krokiem w procesie wyboru jednego dostawcy jest przekonanie do pomysłu sąsiadów. Na tym etapie warto skorzystać z usług firmy doradczej, która m.in. pomoże tworzyć grupę zamówieniową, wskaże, jakie formalności należy wypełnić, sprawdzi, czy dostarczone dokumenty zostały dobrze wypełnione. Z takiej pomocy w pierwszym organizowanym przez siebie przetargu skorzystał np. Poznań.
O tym, że namówienie ościennych gmin do wspólnych zakupów nie jest proste, przekonały się w zeszłym roku władze Gdańskiego Obszaru Metropolitalnego. Z 42 zaproszonych samorządów, ostatecznie wspólne zamówienie złożyło 10. Jak podkreślają przedstawiciele GOM, warto poświęcić czas na osobiste spotkania z wójtami czy burmistrzami, aby w krótkiej prezentacji przedstawić wszystkie atuty rozwiązania, bo kontakt mailowy czy listowny nie wystarczy. Barierą, która może odstraszać, jest liczba danych, jakie trzeba zebrać i opracować, aby móc złożyć grupowe zamówienie. Potrzebne są m.in. spisy wszystkich punktów pobory prądu, numery liczników w nich zainstalowanych, a także informacje o taryfach, na podstawie których pobiera się energię, moc przyłączeniowa i wiele innych.
– Największym przełomem jest przekonanie, że wspólne zakupy nie odbierają samorządom suwerenności, a zmiana nawyków się opłaci. Dopiero kiedy udało nam się rozstrzygnąć przetarg i wdrożyć jego ustalenia, wielu niechętnych samorządowców zobaczyło atuty tego rozwiązania i wyraziło chęć dołączenia do naszej grupy zakupowej – mówi Michał Glaser, dyrektor biura Gdańskiego Obszaru Metropolitalnego.
Kiedy uda się namówić poszczególnych zamawiających, zawiązuje się grupa zakupowa, w skład której wchodzi od kilku do kilkudziesięciu samorządów. – Zwykle doradzamy, aby było to nie mniej niż 10, ale nie więcej niż 30 podmiotów – mówi Andrzej Maciejewski, prezes Pomorskiej Grupy Konsultingowej SA, która pomaga samorządom tworzyć większe jednostki zakupowe.
W przypadku zbyt dużej liczby partnerów trudnością może być zarządzanie, z kolei w przypadku mniejszych grup niż 10 trudno będzie uzyskać wolumen, który sprawi, że stawka dostawcy będzie atrakcyjna.
– W przypadku dużych grup istnieje dodatkowe ryzyko, że sprzedawca prądu nie obniży wystarczająco cen obawiając się, że nieprecyzyjnie oszacuje stawki w związku z dużą skalą zamówienia, co może dla niego skończyć się stratą – dodaje Andrzej Maciejewski.
Kiedy do pomysłu uda się przekonać kilka samorządów, grupa może sporządzić stosowne dokumenty, w których określi okres obowiązywania porozumienia oraz wskaże lidera grupy. Lider to podmiot, który będzie formalnie prowadził procedurę przetargową. Natomiast do specjalistycznej firmy konsultingowej, jeśli taka zostanie zaangażowana, należeć będzie przygotowanie całej dokumentacji, w tym specyfikacji oraz szczegółowych informacji o zapotrzebowaniu i parametrach poszczególnych podmiotów, które będą odbierać energię, opisu warunków realizacji (treść umów) czy sposobu rozliczeń za sprzedaną energię.
Warto wiedzieć, że przetarg ogłaszany jest na sprzedaż prądu do wszystkich podmiotów, które finansowane są z budżetu samorządowego. Można podzielić je na trzy grupy: budynki kubaturowe, takie jak urzędy, szkoły, szpitale czy remizy, miejsca związane z gospodarką wodno-kanalizacyjną oraz oświetlenie uliczne.
Andrzej Maciejewski szacuje, że od pomysłu na przetarg do momentu, kiedy tańsza energia pojawi się w gniazdkach, mija około pół roku, chociaż zdarzają się opóźnienia. – Przygotowanie ubiegłorocznego przetargu trwało trzy miesiące, a kolejne półtora zajęło wdrożenie nowego rozwiązania. Stosunkowo krótki okres był podyktowany tym, że do przetargu przystąpiło zaledwie 10 z 42 samorządów zrzeszonych w Gdańskim Obszarze Metropolitalnym. W tym roku chcemy, aby wzięły w nim udział wszystkie, dlatego rozpoczęliśmy prace już w styczniu, a przetarg mamy zamiar ogłosić w sierpniu – mówi Michał Glaser z GOM.
Najlepsze oferta
O tym, kto wygra przetarg, najczęściej decyduje cena, jaką zaproponuje dostawca energii elektrycznej. Jednak wybór najlepszej oferty to zaledwie półmetek działań.
– Ważnym momentem w całym procesie jest rozdzielenie umów na dostawę energii. To proces czasochłonny i wymagający skrupulatności – mówi Andrzej Maciejewski. Tłumaczy, że zwykle gminy mają podpisane umowy kompleksowe, czyli takie, które jednocześnie gwarantują dostawę i przesył prądu. Kiedy gmina decyduje się na nowe rozwiązanie, wypowiada dotychczasowe umowy oraz przystępuje do dwóch nowych: na sprzedaż i na przesył energii.
– Wiele samorządów obawia się, że jeśli ich umowa na energię wygasa np. w połowie roku, a dostawy energii z oferty, która została wyłoniona w przetargu, zaczynają się od stycznia, nie mogą wziąć udziału w grupowym zamówieniu. Zawsze podkreślamy, że wyjściem w takiej sytuacji może być po prostu wcześniejsze wypowiedzenie umowy sprzedaży prądu czy późniejsze przyłączenie się do sieci objętej przetargiem – podkreśla Michał Glaser.
Samorządowcy, którzy raz spróbowali grupowych zamówień na energię elektryczną, zgodnie deklarują, że mają już w planach kolejne przetargi. Tego typu transakcje to szansa nie tylko dla nich, ale także dla koncernów energetycznych, które mogą wreszcie konkurować ze sobą na rynkowych zasadach.
