Artykuł pochodzi z miesięcznika PRACOWNIK SAMORZĄDOWY nr 7. Pismo dostępne w prenumeracie w księgarni internetowej SPRAWDŹ.
Każda kontrola co do zasady budzi mało pozytywne skojarzenia. Podobnie jest z kontrolą ZUS. Warto jednak bliżej przyjrzeć się temu, co trzeba zrobić, by właściwie się do niej przygotować i aby przebiegła ona bez większych komplikacji.
Co kontroluje ZUS?
ZUS kontroluje obowiązki płatników składek w zakresie realizacji obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Kontrola może dotyczyć między innymi:
- zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
- ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
- prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i i rentowe,
- wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych.
W szczególności jednak w ramach postępowania kontrolnego ZUS sprawdza:
- zapisy księgowe na kontach analitycznych i syntetycznych lub w księgach przychodów i rozchodów,
- listy płac,
- umowy cywilnoprawne,
- dokumentację zasiłkową,
- komplet dokumentów przekazywanych do ZUS (deklaracje rozliczeniowe, raporty imienne wraz z dokumentami potwierdzającymi zapłatę składek).
Warto przy tym pamiętać, że ZUS przeprowadza kontrolę na tyle często, aby możliwe było skuteczne dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Powyższe uprawnienie wynika z postanowień rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek.
Jakie dokumenty należy przygotować do kontroli?
Przygotowując się do kontroli, należy mieć świadomość, że inspektor ZUS może domagać się przedłożenia mu wszelkich dokumentów finansowo-księgowych i osobowych, ale także wszystkich dotyczących zakresu kontroli.
Płatnicy składek w myśl art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są zatem zobowiązani do:
- udostępnienia wszelkich dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli (np. książki kontroli, upoważnień, protokołów kontroli, nośników informatycznych, pozostałej dokumentacji),
- udostępnienia do oględzin składników majątku,
- sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli,
- zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
- udzielania wyjaśnień,
- przedstawienia tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Przykład: Inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę może zażądać od pracodawcy przedłożenia mu regulaminu wynagradzania, jeśli z jego treści wynikają zasady wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia, od których należy odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne.
W przypadku, gdy płatnik nie dysponuje dokumentami niezbędnymi do przeprowadzenia kontroli może zostać poproszony o ich skompletowanie i udostępnienie. Z kolei, gdy dokumenty okażą się niekompletne lub niewystarczające do wyjaśnienia okoliczności istotnych dla postępowania kontrolnego, inspektor może zażądać od płatnika składek oraz osób ubezpieczonych udzielenia mu dodatkowych informacji.
Zapewnienie warunków do kontroli
W myśl art. 90 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola przeprowadzana jest w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Jednak w przypadku wyrażenia pisemnej zgody przez płatnika kontrola może odbyć się w siedzibie ZUS. Czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w jednostce ZUS także wówczas, gdy pomieszczenie wskazane przez płatnika składek:
- nie spełnia warunków technicznych (np. brak miejsca do sporządzenia protokołu, lokal stwarza zagrożenie dla życia lub zdrowia kontrolującego);
- nie posiada odpowiednich zabezpieczeń przed uszkodzeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione (np. pomieszczenie ogólnodostępne dla wszystkich)
Przykład: Inspektorowi ZUS wykonującemu czynności kontrolne w siedzibie płatnika składek należy udostępnić pomieszczenie, w którym będzie mógł swobodnie wykonywać swoje obowiązki, a więc w którym będzie miał możliwość zapoznania się z dokumentacją i zapisania swoich uwag. Udostępnione pomieszczenie musi z kolei gwarantować, że przedłożona kontrolującemu dokumentacja będzie właściwie zabezpieczona przed dostępem do niej osób postronnych.
Warto podkreślić, że czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone bez zgody płatnika składek w siedzibie jednostki ZUS, jeżeli ich charakter tego wymaga, a w szczególności, gdy:
- istnieje konieczność przesłuchania w charakterze świadka byłego pracownika płatnika składek,
- płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby.
Przykład: W toku kontroli na przesłuchanie w charakterze świadka do siedziby ZUS może zostać wezwany były pracownik, który powiadomił o nieprawidłowościach w zakresie opłacania przez byłego pracodawcę składek na ubezpieczenie społeczne.
Ponadto czynności kontrolne polegające na ustaleniu składników majątku płatnika składek prowadzone mogą być też w miejscach ich położenia lub przechowywania.
Jak długo trwa kontrola?
To ile trwa kontrola zależy od statusu płatnika składek oraz liczby ubezpieczonych zatrudnionych. Co do zasady kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca uzyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii oraz stanowisk innych instytucji nie powinna przekroczyć dwóch miesięcy. Co ważne, w przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli.
Kontrola ZUS, tak jak i kontrole innych instytucji mogą nieść za sobą określone skutki. To jednak czy skutki takiej kontroli okażą się dla płatnika składek wyłącznie negatywne zależy od wielu elementów postępowania kontrolnego, a w szczególności postawy kontrolowanego podmiotu. W przypadku urzędu decydująca może się więc okazać postawa osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowo-płacowe. Właściwe prowadzenie, a następnie przygotowanie dokumentacji niezbędnej kontrolującemu oraz udzielenie mu wszelkiej możliwej pomocy w toku wykonywanych czynności może sprawić, że ustalenia opisane w protokole kontroli nie będą wiązać się z żadnymi przykrymi konsekwencjami.
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU 2009 Nr 205, poz. 1585 ze zm.)
Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU 1998 Nr 164, poz. 1165)
