Co Asseco Data Systems może zaoferować samorządom?
Jedną ze spółek, które utworzyła ADS było Otago – od zawsze ukierunkowane na obsługę sektora jednostek samorządowych różnych szczebli. Od początku działalności wdrażamy zintegrowany system OTAGO. Jest to system klasy ERP, który powstał ponad 25 lat temu na potrzeby Starogardu Gdańskiego. To było jedno z pierwszych miast w Polsce, które wykorzystało rozwiązanie oparte na technologii ORACLE. Początkowo były to głównie moduły dla finansów i księgowości, budżetowe i podatkowe. Z czasem dodawaliśmy nowe moduły: windykacji, zarządzania sferą społeczną, ewidencją ludności, działalności gospodarczej, e-usługami itd. Dziś w skład systemu wchodzi około stu modułów na potrzeby każdej działalności samorządu.
W Gdańsku realizowali państwo CUW oświatowy. Rozumiem, że moduły z zakresu edukacji też są częścią państwa oferty?
Tak, oferujemy wszechstronne usługi IT wspierające zarządzanie sferą edukacji – nasza platforma zarządzania oświatą składa się m.in. z modułów rekrutacyjnych, arkusza organizacyjnego, dziennika i ponad dwudziestu innych zintegrowanych z systemem miejskim.
A co jest dzisiaj państwa sztandarowym produktem dla samorządów?
Najbardziej dumni jesteśmy z platformy „Moje Miasto”. Jest to jednolity portal obsługi mieszkańca, do którego namawiamy włodarzy nowoczesnych miast. To nowatorskie podejście do sfery kontaktów z mieszkańcem.
Na czym polega unikatowość tego systemu?
Ta platforma łączy wiele różnych baz danych. Kiedy zadałem sobie pytanie, dlaczego tak mało osób korzysta z e-usług dedykowanych mieszkańcom miast, zdałem sobie sprawę, że korzystanie z różnych, niepowiązanych ze sobą aplikacji nie jest wygodne, bo wymaga zakładania wielu kont, pamiętania wielu haseł i loginów.
Państwa aplikacja jest inna?
Zrobiliśmy aplikację, która udostępnia wszystko w jednym miejscu. Można poprzez nią dokonać wszelkich opłat, umówić wizytę u lekarza, monitorować wolne miejsca parkingowe (dzięki czujnikom montowanym w latarniach), mieć dostęp do dziennika lekcyjnego, zagłosować w budżecie obywatelskim czy zgłosić uszkodzoną jezdnię. Najistotniejsze jest jednak to, czego nie widać, czyli zbiornik danych z szyną komunikacyjną, która łączy go ze wszystkimi systemami funkcjonującymi w samorządzie. To on zarządza połączeniami między wszystkimi aplikacjami, z których pobierane są dane.
Czy „Moje Miasto” pozwala też łączyć się z systemami innych dostawców?
Tak. Nasze rozwiązanie posiada szyny komunikacyjne, które pozwalają się łączyć z obcym oprogramowaniem na tych samych zasadach, jak z naszym. Urząd używając naszego rozwiązania nie jest więc skazany wyłącznie na nas. Może nawet wcale nie korzystać z naszych programów, a jedynie z „Mojego Miasta” jako HUB-a komunikacyjnego. Z punktu widzenia mieszkańca zawsze będzie to natomiast jeden wspólny interfejs.
Czy takie rozwiązanie już gdzieś funkcjonuje?
W tej chwili trwa pierwsze wdrożenie, które jest częścią bardzo dużego projektu w Mielcu.
Dlaczego ten system nie jest jeszcze tak popularny?
Z wdrażaniem tego typu systemów są dwa główne problemy. Po pierwsze, w urzędzie musi być otwartość na innowacyjne rozwiązania. Po drugie, wdrożenie takiego systemu wymaga idealnego porządku w danych, bez którego nic nie zadziała. W Mielcu zastępujemy 100 proc. dotychczasowego systemu naszym. Sytuacja jest nieco łatwiejsza, bo w trakcje wdrożenia porządkujemy bazy. Są jednak takie miasta, w których mieszkaniec występuje w ewidencjach kilkanaście razy i pojawia się pytanie, która tożsamość mieszkańca ma się znależć w aplikacji. Wdrożenie takiego system musi być więc poprzedzone porządnym projektem porządkowania danych. Urząd może to zrobić na własną rękę, ale również my możemy udostępnić narzędzie informatyczne wspomagające ten proces.
„Moje Miasto” jest głównie dla mieszkańców. W jaki sposób będą oni mogli uzyskać dostęp do swoich danych w aplikacji?
Nie ma standardowej procedury. Wszystko zależy tak naprawdę od wewnętrznych procedur i regulaminów. Trzeba przy tym wspomnieć, że ADS posiada bardzo rozbudowane usługi identyfikacji, w tym Certum, pierwsze i największe w Polsce centrum certyfikacji podpisu kwalifikowanego. Jako jedyni oferujemy też mobilny podpis kwalifikowany, dzięki któremu można podpisywać dokumenty za pomocą aplikacji mobilnej na smartfon czy tablet. System można też z powodzeniem wpiąć w obieg dokumentów, co pozwala wspomagać akceptację w całej strukturze miejskiej.
Na jakim etapie jest wdrożenie w Mielcu?
W czerwcu podpisaliśmy umowę, a już z początkiem roku 2018 ruszyły pierwsze moduły. Realizację zaczęliśmy od sfery księgowo-budżetowej. Najpierw muszą funkcjonować rzeczy twarde, żeby można było uruchomić te miękkie. Jeśli w podatkach nie ma wprowadzonych decyzji, to mieszkańcy nie będą mieli za co płacić poprzez „Moje Miasto”, tak jak bez wdrożenia platformy edukacyjnej nie będzie można sprawdzić przez aplikację ocen dzieci w szkole.
Ile kosztuje kompleksowy system IT do zarządzania miastem?
Wszystko zależy od wielkości miasta, jego struktury organizacyjnej, zakresu wdrożenia, a także oczekiwań SLA zawartych w umowie czy wysokości kar umownych. Najmniejsze wdrożenie, jakie realizowałem, kosztowało 400 tysięcy, najdroższe dużo ponad 20 milionów zł. Często cena jest też pochodną czasu, przez jaki zgodnie z umową utrzymujemy oprogramowanie. Zdarza się, że umowa przewiduje aż 10 lat utrzymania obejmującego m.in. aktualizację modułów po zmianach prawnych, a ich ilość trudno przewidzieć, a więc i wycenić. W samym 2018 mamy bardzo dużo zmian prawnych, do których musimy dostosować nasze systemy – RODO, Split payment, Ustawa o jawności życia publicznego oraz wiele innych. To są tysiące godzin programistycznych.
Jakie korzyści będzie miał urząd w Mielcu z państwa oprogramowania?
Kiedy urząd ma swój system do zarządzania, a jego kilkadziesiąt jednostek ma swoje własne systemy jest to nieoptymalne kosztowo. Korzyścią na pewno jest zmniejszenie liczby pracowników koniecznych do obsłużenia konkretnych zadań samorządu. Ludzie często są niechętni informatyzacji, obawiając się, że konsekwencją dobrego systemu IT będą duże zwolnienia. Rzeczywiście zdarza się, że np. po wdrożeniu centralnego CUW-owego oprogramowania, pracę którą wcześniej wykonywało 50 osób, może wykonywać 25. Z drugiej strony patrząc na kolejne zadania zlecone, które samorząd jest prawnie zobowiązany realizować (jak np. program 500+), okazuje się, że dzięki takim optymalizacjom urząd nie dość, że nie zwalnia to musi zwiększyć zatrudnienie.
A inne korzyści?
Są korzyści, których nie da się wycenić, np. uporządkowanie organizacyjne. Jedna z sekretarzy dużego miasta powiedziała mi, że kiedyś załatwiała sprawę w 3 minuty, bo tylko ją dekretowała. Po wdrożeniu naszego systemu zajmuje jej to 8 minut, ale w skali urzędu obieg dokumentu skrócił się z 2 tygodni do dwóch dni. Kiedyś sprawa była w kolejnym miejscu dopiero następnego dnia, dziś jest w tej samej sekundzie.
Kolejną korzyścią jest eliminowanie fraudów finansowych, które zdarzają się w urzędach tak jak w każdym podmiocie gospodarczym. Sam skarbnik czy dyrektor jednostki nie ma fizycznej możliwości skontrolowania wszystkiego nie dysponując specjalistycznymi narzędziami. Dobry system takie kwestie wyłapuje i nie puszcza.
Oprócz swojego sztandarowego projektu pracują państwo właśnie nad ciekawym projektem badawczym finansowanym przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju?
Korzyści naszego rozwiązania są dwie: dla mieszkańców – maksymalne ułatwienie opłat za transport, dla samorządów – ich upowszechnienie. Rozwiązanie będzie umożliwiało podróż w oparciu o modele „hands free” – tak, aby pasażer był w jak najmniejszym stopniu obciążony czynnościami wymaganymi do potwierdzenia, że faktycznie korzysta ze środka transportu oraz „pay as you go” – aby rozliczać pasażerów wyłącznie za faktyczne wykorzystanie środka transportu, bez powszechnej obecnie w wielu polskich miastach konieczności wylogowania się – tzw. check-out.
