Wiele tych wątpliwość zostanie wkrótce rozwianych. W związku z rozpoczęciem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) od 25.05.2018, powstała konieczność dostosowania polskiej regulacji dotyczącej przepisów ochrony danych osobowych tak, aby nie pozostawała ona w sprzeczności z RODO. Uchwalono już nową polską ustawę o ochronie danych osobowych (ustawa z 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych).
Ustawa ta określa nie tylko podmioty publiczne obowiązane do wyznaczenia inspektora ochrony danych oraz tryb zawiadamiania o jego wyznaczeniu, warunki i tryb akredytacji podmiotu uprawnionego do certyfikacji w zakresie ochrony danych osobowych, akredytowanego przez Polskie Centrum Akredytacji, podmiotu monitorującego kodeks postępowania oraz certyfikacji, tryb zatwierdzenia kodeksu postępowania, organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych; postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych; tryb europejskiej współpracy administracyjnej; kontrolę przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych; odpowiedzialność cywilną za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych i postępowanie przed sądem; odpowiedzialność karną i administracyjne kary pieniężne za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Ustawa ta zawiera także szereg przepisów zmieniających, nowelizujących postanowienia wielu krajowych regulacji, w tym m.in. ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (DzU z 2017 r. poz. 1875 i 2232 oraz z 2018 r. poz. 130), ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (DzU z 2017 r. poz. 1868 oraz z 2018 r. poz. 130), ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (DzU z 2017 r. poz. 2096 oraz z 2018 r. poz. 130), ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (DzU z 2017 r. poz. 59, 949 i 2203 oraz z 2018 r. poz. 650), a także ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2018 r. poz. 108, 4,138, 305 i 357).
Konieczna jest informacja
Zmiany te wprowadzają zasady stosowania monitoringu wizyjnego przez jednostki samorządowe.
I tak, do ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, zostanie dodany art. 9a, zgodnie z którym gmina w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej może stosować środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (monitoring) w obszarze przestrzeni publicznej, za zgodą zarządzającego tym obszarem lub podmiotu posiadającego tytuł prawny do tego obszaru lub na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej. Przepis ten doprecyzowuje, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz obiektów socjalnych, a także że nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Nowe przepisy doprecyzują także okres, przez jaki nagrania będą mogły być przechowywane, wskazując, że nie może być on dłuższy aniżeli okres 3 miesięcy od dnia nagrania, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Po upływie tego okresu, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, będą musiały zostać zniszczone, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami. Taka sytuacja, gdy nagrania będą mogły być przechowywane przez okres dłuższy może pojawiać się np., jeżeli wykorzystanie nagrania będzie konieczne w procesie sądowym jako dowód.
Przepis wskazuje także, że miejsca objęte monitoringiem muszą zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, w szczególności za pomocą odpowiednich znaków.
Gmina prowadząca monitoring wizyjny będzie musiała także, zgodnie z nowymi przepisami, zastosować środki zabezpieczające przetwarzanie tych danych, w szczególności uniemożliwiające ich utratę lub bezprawne rozpowszechnienie, a także uniemożliwiające dostęp do danych pozyskanych w drodze monitoringu wizyjnego osobom nieuprawnionym.
Ochrona mienia
Dodatkowo, niezależnie od celów wskazanych powyżej (tj. w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej), Gminy będą mogły stosować monitoring wizyjny w związku z nałożonym na nie obowiązkiem zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem komunalnym zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrony. Zgodnie z nowym ust. 2 art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, ochrona mienia obejmuje w szczególności monitoring na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy i na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych. Ustawa przewiduje przy stosowaniu monitoringu w tym celu analogiczne zasady, jak w przypadku monitoringu stosowanego przez gminy dla celów związanych z zapewnieniem porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej.
Tożsame zasady stosowania monitoringu wizyjnego zostały przewidziane dla powiatów. Będą one określone w dodanym do ustawy o samorządzie powiatowym art. 4b, a także art. 50 ust. 2.
Nowelizacja zakłada też określenie zasad stosowania monitoringu wizyjnego przez samorządy województw. Do ustawy o samorządzie wojewódzkim zostanie wprowadzony art. 60a, zgodnie z którym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem województwa jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona. Ochrona mienia będzie mogła obejmować w szczególności możliwość korzystania ze środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie województwa, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych. Niedozwolone będzie jednak stosowanie monitoringu w takich miejscach, jak pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz obiekty socjalne.
Podobnie jak w przypadku stosowania monitoringu przez gminy i powiaty, również w przypadku województw okres retencji tych nagrań nie będzie mógł przekraczać 3 miesięcy od dnia nagrania (chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej), a po upływie tego okresu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami. Nagrania z monitoringu będą mogły być wykorzystywane przez samorządy wojewódzkie tylko dla celów, dla których zostały zebrane. Konieczne będzie także odpowiednie oznaczenie miejsc objętych monitoringiem – podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego stosowanego przez gminy i powiaty. Nieruchomości i obiekty budowlane objęte monitoringiem będą musiały zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, np. za pomocą odpowiednich znaków. Województwa stosujące monitoring wizyjny będą musiały także zapewnić środki zabezpieczające przetwarzanie tych danych, w szczególności uniemożliwiające ich utratę lub bezprawne rozpowszechnienie, a także uniemożliwiające dostęp do danych osobom nieuprawnionym.
Monitoring w szkole
Nowe przepisy dopuszczą także wprost stosowanie monitoringu wizyjnego w szkołach i uregulują zasady jego stosowania. Znowelizowane zostaną w tym celu przepisy ustawy prawo oświatowe. Dodany zostanie art. 108a stanowiący, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Tak stosowany monitoring nie powinien jednak stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły lub placówki.
Co istotne, monitoring prowadzony w szkołach i placówkach nie może obejmować pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna, pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników, pomieszczeń sanitarno-higienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji dozwolonego celu jego stosowania (zapewnienie bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Ustawa określa także maksymalny okres przechowywania tych nagrań. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, szkoła lub placówka może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać je przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. Po upływie tego okresu, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Istotne jest, że dyrektor szkoły lub placówki ma poinformować uczniów i pracowników szkoły lub placówki o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej szkole lub placówce, nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. W przypadku nowo zatrudnionych osób, informacja o stosowaniu monitoringu powinna zostać im przekazana na piśmie przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków służbowych.
Jeżeli chodzi o nowo przyjmowanych pracowników, to informacja o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinna zostać przekazana pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy, na piśmie. Pracodawca będzie także zobowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Miejsca, w których jest stosowany w szkole lub placówce monitoring wizyjny, powinny być odpowiednio oznaczone. Zgodnie z nowelizowanymi przepisami, w przypadku wprowadzenia monitoringu dyrektor szkoły lub placówki oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem.
Równie ważne jest odpowiednie zabezpieczenie danych zgromadzonych przez szkoły lub placówki w drodze stosowania monitoringu wizyjnego. Dyrektor szkoły lub placówki, powinien uzgodnić z organem prowadzącym szkołę lub placówkę odpowiednie środki organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych w wyniku monitoringu.
Samorząd jako pracodawca
Monitoring wizyjny będzie mógł być stosowany także przez samorządy jako pracodawców. Szczegółowe zasady stosowania monitoringu wizyjnego zostaną uregulowane znowelizowanymi przepisami kodeksu pracy. Określają one cele stosowania monitoringu wizyjnego wskazując, że może być on stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring wizyjny będzie mógł być stosowany nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Ustawa wyłącza także określone obszary zakładu pracy spod monitoringu, co do tej pory nie było uregulowane w przepisach. Zgodnie z projektem monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów wskazanych powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób, określa także maksymalny czas przechowywania nagrań z monitoringu i cele przetwarzania tego rodzaju nagrań.
Zgodnie z postanowieniami nowych regulacji, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Okres 3 miesięcy przechowywania nagrań może być wydłużony w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Termin przechowywania (przetwarzania) nagrań ulega w takiej sytuacji przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie ustawowych okresów przetwarzania nagrań, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Znowelizowane przepisy kodeksu pracy przewidują także sposób wprowadzenia monitoringu wizyjnego. Zgodnie z postanowieniami ustawy cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dodatkowo pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Jeżeli chodzi o nowo przyjmowanych pracowników, to informacja o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinna zostać przekazana pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy, na piśmie. Pracodawca będzie także zobowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Znowelizowane przepisy wymuszają zatem na samorządach przestrzeganie nowych zasad związanych ze stosowaniem monitoringu wizyjnego. Przede wszystkim konieczne stanie się zweryfikowanie, czy stosowany do tej pory monitoring wizyjny odpowiada celom przewidzianym nowymi przepisami prawa. Konieczne stanie się wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminów pracy jednostek samorządowych, szkół, placówek oświatowych, jeżeli jest w nich stosowany monitoring wizyjny. Dodatkowo wszystkie takie podmioty będą musiały przekazać odpowiednie informacje pracownikom, nowo przyjętym pracownikom, a w przypadku szkół i placówek – również uczniom. W przypadku nowo zatrudnionych osób musi być to informacja pisemna. Będzie się to wiązało z przygotowaniem nowych dokumentów, a także dopilnowaniem, by były one przekazywane tym osobom w odpowiednim momencie.
Samorządy także powinny zadbać o odpowiednie oznaczenie miejsc objętych monitoringiem. Koniecznie też należy sprawdzić, jak długo obecnie przechowywane są pozyskane w ten sposób nagrania i czy czas ten nie przekracza okresów wskazanych nowelizowanymi przepisami. Jeżeli byłby to okres dłuższy, niezbędne będzie zmienienie ustawień technicznych tak, aby nie zostały przekroczone ustawowe okresy retencji danych przewidziane nowymi przepisami.
Niezbędne jest także dokonanie analizy, czy dotychczas stosowane środki zapewniają odpowiednie bezpieczeństwo danych pozyskanych w związku z prowadzeniem monitoringu wizyjnego. Mogą one wymagać aktualizacji.
Dodatkowo, w związku z wielością zasad dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego wskazane jest opracowanie wewnętrznych procedur dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa danych pozyskanych w ten sposób, w których w jasny sposób zostaną określone sposoby zabezpieczenia danych, dostępu do nich itp.
*radca prawny, SDZLEGAL SCHINDHELM Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k.
Zapraszamy Państwa do udziału w V Ogólnopolskim Seminarium Sekretarzy, podczas którego porozmawiamy o pozycji i obowiązkach sekretarza w kontekście zmieniających się przepisów prawnych. Położymy nacisk na organizację wyborów oraz cyfryzację usług publicznych. Przedstawimy praktyczne wskazówki w kontekście RODO, prawa pracodawcy oraz przykłady narzędzi motywacyjnych w samorządzie.
