Odpis, kopia, wypis, wyciąg - różnice i stosowanie w praktyce

Autor: Edyta Juchnowska / 20.12.2012
PRAWNIK ODPOWIADA 49 11 2010 49

Czy określenia: odpis, wypis, wyciąg, kopia znaczą to samo w urzędowym stosowaniu?

 

{paid}

W języku potocznym słowa: odpis, wypis, wyciąg, kopia mają prawie takie samo znaczenie. Jednak w przepisach prawa nie wszystkie te określenia znaczą to samo. Są  szczegóły, które odróżniają je od siebie.

 

Odpis

W słowniku języka polskiego odpis to tekst odpisany od oryginalnego dokumentu, stanowiący kopię tego oryginału. Odpisem dokumentu jest każde odwzorowanie oddające wiernie treść oryginału. Odpis może zostać wykonany odręcznie, poprzez opisanie wyglądu dokumentu i jego treści. Obecnie odpisy tworzy się przy użyciu technik reprograficznych, najczęściej kserokopiarki, skanera lub nawet aparatu fotograficznego. Kopie wykonane każdą z tych technik są odpisami, które mogą być poświadczone (uwierzytelnione) przez uprawnione do tego osoby. Słowo odpis to najczęściej używane sformułowanie w aktach prawa na określenie dokumentów niebędących oryginałem.    

Wyciąg

To sformułowanie pojawia się w kodeksie postępowania administracyjnego obok słowa odpis, należy więc uznać, że w zamyśle ustawodawcy słowa te nie mają takiego samego znaczenia. Według słownika języka polskiego wyciąg to skrótowy wypis z obszerniejszej treści, urywek, fragment wypisany z większej całości, skrót. Będąc w urzędzie stanu cywilnego, mamy możliwość otrzymać odpis skrócony lub zupełny, np. aktu urodzenia. Zatem w przypadku odpisu skróconego znaczenia słowa odpis nie można utożsamiać z kopią oryginału, ale dokumentem zawierającym najważniejsze informacje z oryginalnego dokumentu. Dlatego określenie wyciąg jest odpowiednie do czynności polegającej na podaniu najistotniejszych informacji z dokumentu, np. skrócony akt urodzenia czy małżeństwa. Powodem zamiennego stosowania pojęć odpis i wyciąg w dokumentach wydawanych przez urzędy stanu cywilnego może być użycie określenia odpis jako formy udostępniania danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych z 10 kwietnia 1974 r. (tekst jednolity DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 z późn. zm.).

Wypis

Określenie wypis to innymi słowy odpis lub wyciąg. Możliwość otrzymania wypisu uregulowana jest np. w ustawie o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym z 27 marca 2003 r. (DzU nr 80, poz. 717 z późn. zm.). Zgodnie z art. 30 tej ustawy, każdy ma prawo wglądu do studium lub planu miejscowego oraz otrzymania z nich wypisów i wyrysów. Obszerność wypisu i wyrysu zależy od potrzeby wnioskodawcy. Może przyjąć formę odpisu - czyli kopii całej uchwały w sprawie zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub wyciągu - czyli kopii fragmentów tej uchwały.

Kopia

W dzisiejszych czasach szeroki i łatwy dostęp do technik poligraficznych umożliwia sporządzenie wielu kopii w szybki sposób. Kopia w zasadzie jest odzwierciedleniem, fotograficznym odbiciem oryginału, jednak są sposoby, aby nie była identyczna z oryginałem, dlatego niepoświadczona kopia nie jest dokumentem w rozumieniu m.in. art. 270 § 1 kodeksu karnego (wyrok SN, sygn. akt SN III KKN 370/00 LEX nr 74375).

           

Udostępnianie i uwierzytelnianie dokumentów

Obowiązkiem organu jest umożliwienie stronom postępowania przeglądania akt oraz sporządzania z nich notatek lub odpisów. W razie potrzeby odpisy sporządzone przez stronę należy uwierzytelnić lub wydać stronie uwierzytelnione odpisy. Wydanie uwierzytelnionych odpisów musi być uzasadnione ważnym interesem strony. Organ nie musi wydać poświadczonego odpisu z każdego dokumentu znajdującego się w aktach sprawy (wyrok z 23 listopada 2009 r. WSA w Warszawie, sygn. akt IV SA/Wa 1267/09).

Ustawa z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (DzU z 2009 r. nr 216, poz. 1676), nowelizująca m.in. kodeks postępowania administracyjnego, wprowadziła kilka praktycznych zmian dotyczących poświadczania zgodności z oryginałem kopii dokumentów przedkładanych do akt w postępowaniu administracyjnym, postępowaniu cywilnym i postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Nowe regulacje zawiera art. 76a, dodany do kodeksu postępowania administracyjnego w rozdziale dotyczącym dowodów. Zgodnie z § 1 tego artykułu, jeśli  dokument mający stanowić dowód w postępowaniu znajduje się w aktach organu, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ ma obowiązek zażądania odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Strona postępowania administracyjnego ma możliwość domagania się wydania jej urzędowo uwierzytelnionych odpisów dokumentów z akt sprawy na podstawie art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego, gdy jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Konieczność przedłożenia dokumentu do innego postępowania administracyjnego powinna być uznana za ważny interes strony w uzyskaniu uwierzytelnionego odpisu dokumentu. Uwierzytelniony odpis dokumentu uwierzytelniony jest poświadczonym odpisem, o którym mowa w art. 76a § 1 kodeksu postępowania administracyjnego. Z tej możliwości może skorzystać osoba będąca stroną obu postępowań. Artykuł 76a kodeksu postępowania administracyjnego nie daje prawa domagania się uwierzytelnionego (poświadczonego) odpisu dokumentu osobie niebędącej stroną w sprawie, w której aktach dokument się znajduje.

Artykuł 76a kodeksu postępowania administracyjnego pozwala na przedłożenie odpowiednio poświadczonego odpisu dokumentu. Odpis musi pochodzić od oryginału i poświadczenie ma potwierdzać zgodność dokumentu z oryginałem. Niedopuszczalne jest pośrednie poświadczanie odpisu dokumentu. Jeżeli w aktach sprawy znajduje się poświadczony odpis dokumentu, to do innego postępowania nie można przedłożyć poświadczonego odpisu ze znajdującego się w tych aktach odpisu dokumentu. Poświadczenie dokonywane przez organ lub pełnomocnika musi być dokonywane w oparciu o oryginał dokumentu.

Poświadczanie odpisów dokumentów przez pełnomocników nie rodzi konieczności uiszczania opłaty skarbowej. Obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej powstaje w przypadku sporządzania poświadczenia odpisów dokumentów przez organ na podstawie art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z częścią II, ustęp 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej - za poświadczenie każdej strony należy uiścić opłatę w wysokości 5 zł.

 


 

PODSTAWA PRAWNA

 

  • Art. 73 § 2, art. 76a ustawy z 16 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ustawa (DzU nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)
  • Ustawa o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów z 23 października 2009 r. (DzU nr 216, poz. 1676)
  • Część II, ust. 4 załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (DzU z 2006 r. nr 225, poz. 1635 z późn. zm.)
  • Art. 30 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (DzU z 2003 r. nr 80, poz. 717 z późn. zm.)

 

Podziel się!

Aby dodać komentarz, zaloguj się.