Prawidłowe pismo urzędowe

Autor: Edyta Juchnowska / 20.12.2012
PRAWNIK ODPOWIADA 47 11 2010 47

Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie jak prawidłowo sporządzić pismo urzędowe. Ta tematyka  jest w dużej części uregulowania w aktach prawa. W praktyce jednak występują problemy, na które próżno szukać odpowiedzi w tych dokumentach dotyczy to np. przenoszenia treści, koloru i formy pieczątek oraz podpisów.

 {paid}

W sprawie zastosowania koloru pieczęci, jest to sprawa zwyczaju. Natomiast sposób podpisywania pism nie jest sprawą klarowną, i występują w tym zakresie spory.

 

 

 

Na wstępie wypada podkreślić, że niezależnie od wymogów formalnych każde pismo powinno być przejrzyste, czytelne i zrozumiałe dla odbiorcy. Tworząc urzędowe pismo, w pierwszej kolejności należy pamiętać o tym, co powinno ono zawierać. W drugiej - do kogo je piszemy. Czy jest to profesjonalista, czy adresat to osoba mająca z określoną tematyka do czynienia okazjonalnie.

 

Niezbędne elementy pisma

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną każde pismo urzędowe powinno zawierać: 

-       nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

-       znak sprawy,

-       powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

-       datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

-       określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

-       treść pisma,

-       podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

-       listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości,

-       informację o załącznikach, jeśli takie są dołączane.

Szczególnymi rodzajami pisma są decyzja i postanowienie. Poza elementami wymienionymi wyżej powinny one zawierać:

-    oznaczenie strony lub stron,

-    powołanie podstawy prawnej,

-    rozstrzygnięcie,

-    uzasadnienie faktyczne i prawne,

-    pouczenie, czy i w jakim trybie służy odwołanie (w przypadku decyzji) lub zażalenie
(w przypadku postanowienia).

Podczas pisania nasuwa się wiele pytań dotyczących poprawnego zredagowania pisma. Jaką czcionką pisać? Czy można wydrukować obustronnie dane pismo? Gdzie i jakie przystawić pieczątki?

 

Redagowanie pisma

Każde pismo urzędowe powinno być dostosowane pod względem formy zewnętrznej do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym. Pisma mogą być drukowane jednostronnie lub dwustronnie. Najczęściej używana czcionka to Times New Roman lub Arial, choć dopuszczalne są również inne czcionki, jednak niezbyt ozdobne. Dobrym zwyczajem jest pisanie całego pisma jednym rodzajem czcionki. Pismo wydrukowane czyta się lepiej, gdy jest napisane pismem szeryfowym, do którego należą takie czcionki, jak: Times New Roman, Garamond, California, Elega, Lucida, Courier. Natomiast na ekranie komputera lepiej wyglądają pisma bezszeryfowe, do których należą czcionki Arial, Univers, Verdana, Trebuchet, Tahoma, Lucida Console. Wielkość czcionki powinna wynosić 12 p., a dla elementów niestanowiących integralnej części tekstu, np. spisu załączników, może wynosić 10 p.

W pismach urzędowych można stosować wyróżnienia dla ważnych elementów pisma. Możliwe do stosowania wyróżnienia to pogrubienie, kursywa, rozstrzelenie, WERSALIKI i kapitaliki. Ważną zasadą jest, aby nie stosować dwóch typów wyróżnień naraz.

Może się tak zdarzyć, że treść pisma nie zmieści się na jednej stronie. Jeżeli przenosimy na drugą stronę, to na końcu pierwszej w prawej części stawiamy znak ./. Przy redagowaniu pisma przy pomocy edytora tekstu dokonuje się zmiany formatu niektórych elementów (np. odstępy między akapitami, marginesy), tak aby tekst znajdujący się na drugiej stronie pisma mógł zmieść się na jednej stronie. Marginesy domyślnie wynoszą 2,5 cm z każdej strony. Ważne jest, aby nie wynosiły mniej niż 2 cm, a dobrym zwyczajem jest dodanie po 1 cm z lewej strony na oprawę i 1 cm u dołu na stopkę.

 

Stosowane pieczątki

W urzędach stosowane są pieczątki nagłówkowe, podpisowe i pieczęć urzędowa. Jeśli chodzi o ich kolor, to nie jest to uregulowane w żadnym akcie prawnym. Zwyczajowo przyjęło się, że w urzędzie pieczątki mają kolor czerwony.

Wygląd pieczątek nagłówkowych i podpisowych wskazuje załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 22 grudnia 1999 r. (DzU nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

Przytaczanie podstaw prawnych

Podczas pisania pisma, a w szczególności decyzji lub postanowienia, należy podać podstawę prawną. Odsyłając do aktu normatywnego, podaje się tytułu aktu oraz oznaczenie rocznika, numeru i pozycji dziennika urzędowego, w którym ogłoszono akt lub tekst jednolity.

Jeśli dokonano zmian aktu normatywnego, podaje się tytuł aktu oraz oznaczenie rocznika, numeru i pozycji dziennika urzędowego, w którym ogłoszono akt lub jego tekst jednolity oraz rocznik, numer i pozycje dzienników urzędowych, w których ogłoszono kolejne zmiany tego tekstu. Jeśli ilość zmian aktu normatywnego, do którego następuje odesłanie, jest znaczna, można nie wymieniać roczników, numerów i pozycji dzienników urzędowych, w których ogłoszono te zmiany, a poprzestać jedynie na podaniu numeru i pozycji oraz - w razie potrzeby - rocznika dziennika urzędowego, w którym ogłoszono pierwotny tekst tego aktu albo jego ostatni tekst jednolity z dopiskiem „z późn. zm."

 

Podpis

Pod każdym pismem należy złożyć podpis. Zgodnie z art. 107 § 1 kpa pod decyzją należy złożyć własnoręczny podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. Nasuwa się więc pytanie: czy własnoręczny podpis musi być czytelny i zawierać imię i nazwisko? A może wystarczy tylko tzw. parafa?

Dobrym zwyczajem jest podpisywanie się przynajmniej pełnym nazwiskiem, w praktyce jednak najczęściej stosuję się parafę. Potwierdzeniem możliwości stosowania skróconego podpisu jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 14 grudnia 2009 r. (II SA/Wa 1138/09), w którym podniesiono, że z art. 107 § 1 kpa nie można wywodzić obowiązku złożenia podpisu w sposób czytelny w zakresie imienia i nazwiska, a jedynie w sposób charakterystyczny i wyłącznie właściwy dla osoby upoważnionej do wydania decyzji. Przy wysyłaniu zawiadomień lub zaproszeń można stosować zamiast podpisu pieczątkę, która go odwzorowuje, czyli tzw. faksymile.

 

 

PODSTAWA PRAWNA

 

- Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego z 16 czerwca 1960 r. (DzU nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 22 grudnia 1999 r. (DzU  nr 112, poz. 1319
z późn. zm.)

- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu z 18 grudnia 1998 r. (DzU  nr 160, poz. 1074 z późn. zm.)

- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa z 18 grudnia 1998 r. (DzU  nr 160, poz. 1073 z późn. zm.)

Podziel się!

Aby dodać komentarz, zaloguj się.