Oświadczenia majątkowe radnych gminy stanowią dokumentację niearchiwalną. Po 6 latach, lecz dopiero po upływie tego okresu mogą zostać zniszczone w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Na podstawie art. 24h ustawy o samorządzie gminnym radni obowiązani są do złożenia przewodniczącemu rady gminy oświadczenia o swoim stanie majątkowym wraz z kopią zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (PIT). Pierwsze oświadczenia majątkowe radni obowiązani są złożyć w terminie do 30 dni od dnia złożenia ślubowania. Kolejne składają co roku do 30 kwietnia, według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego, oraz na 2 miesiące przed upływem kadencji. Przewodniczący rady gminy dokonuje analizy danych zawartych w oświadczeniach majątkowych radnych. Jest przy tym uprawniony do porównania treści analizowanego oświadczenia majątkowego z treścią uprzednio złożonych oświadczeń majątkowych (wraz z kopiami zeznań o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym PIT).
Nowa instrukcja kancelaryjna
Okres przechowywania tych oświadczeń majątkowych został ustalony w art. 24h ust. 6 ww. ustawy na 6 lat. W tym zakresie przepis ten jest spójny z przepisami rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67).
W jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiącym załącznik nr 2 do tego rozporządzenia, powtórzono przy klasie o symbolu 0043, że oświadczenia majątkowe radnych gminy stanowią dokumentację niearchiwalną oznaczoną kategorią B6, co oznacza, że dokumentacja ta powinna być przechowywana przez urząd obsługujący radę gminy przez 6 lat i dopiero po upływie tego okresu może zostać zniszczona w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej (załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia prezesa Rady Ministrów) dokumentację spraw zakończonych uznaje się – w systemie EZD – za dokumentację archiwum zakładowego (§ 37 instrukcji) lub przekazuje się – w systemie tradycyjnym – do archiwum zakładowego (§ 63 instrukcji) po dwóch latach, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Do tego momentu dokumentacja ta przechowywana jest przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły bądź zgromadziły (system tradycyjny) lub jest zarządzana w systemie przez ww. komórki (system EZD).
Charakter dokumentacji
Ustawa archiwalna dzieli dokumentację wytwarzaną i gromadzoną m.in. przez organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oraz inną dokumentację (tzw. dokumentacja niearchiwalna), która może ulec brakowaniu (art. 5 ust. 1). Zgodnie z tym przepisem, tylko dokumentacja posiadająca status materiałów archiwalnych (tj. dokumentacja kategorii A) jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych jako dokumentacja stanowiąca państwowy zasób archiwalny, natomiast pozostała dokumentacja powinna być przechowywana przez określony czas przez podmioty, które ją wytworzyły bądź zgromadziły, a następnie może ulegać brakowaniu.
Brakowanie
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej określają:
– w stosunku do tzw. dokumentacji tradycyjnej – rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375),
– w stosunku do dokumentacji elektronicznej – rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (DzU nr 206, poz. 1518).
Z powyższych rozporządzeń wynika, że brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez jednostki samorządu terytorialnego następuje na podstawie zgody (jednorazowej, którą wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub generalnej, w przypadku której właściwy jest naczelny dyrektor Archiwów Państwowych).
Niezależnie jednak od tego, o jaką zgodę zwracają się wspominane wyżej podmioty, muszą przedłożyć odpowiednio przygotowane wnioski w sposób, jaki został określony w § 6–8 rozporządzenia ministra kultury lub w § 9–14 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji. Podstawowym warunkiem, który musi zostać spełniony, aby procedura brakowania mogła zostać rozpoczęta, jest stwierdzenie, że upłynęły okresy przechowywania dokumentacji określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt (co wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia ministra kultury lub § 8 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji).
Równocześnie należy podkreślić, że w przypadku organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa, a także urzędów obsługujących te organy, procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej przeprowadzana w tych podmiotach przed skierowaniem wniosku do właściwego organu o uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji została szczegółowo określona w przepisach rozdziału 9 instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do ww. rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. Z przepisów tych wynika, że w procedurze brakowania uczestniczą m.in.: archiwista, który inicjuje omawianą procedurę i odpowiada za sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania, kierownicy tych komórek organizacyjnych podmiotu, z których dokumentacja została wytypowana do brakowania, a którzy odpowiedzialni są za zaopiniowanie przygotowanego przez archiwistę spisu i tym samym stwierdzenie, czy objęta nim dokumentacja może podlegać brakowaniu. Dopiero po ocenie dokumentacji przez podmiot może zostać skierowany stosowny wniosek do dyrektora właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej.
