Regulacje prawne z zakresu rachunkowości dotyczą bowiem szerokiego spektrum zagadnień księgowości, w tym również zasad księgowości budżetowej, obejmującej zarówno sferę dochodów, jak i wydatków budżetowych. Brak jest również przepisów powszechnie obowiązujących, przesądzających o tym, czy księgowanie i windykacja tych należności powinna być prowadzona w jednostkach straży gminnych czy w urzędach gmin, w których utworzone zostały straże gminne.
Z przepisów ustawy o strażach gminnych wynika, że straż jest jednostką organizacyjną gminy oraz że w szczególnie uzasadnionych przypadkach rada gminy może postanowić o umiejscowieniu komendy straży w strukturze urzędu gminy. Szczegółową strukturę organizacyjną straży określa jej regulamin nadawany przez radę gminy. Nadzór nad działalnością straży gminnych sprawuje wójt (burmistrz, prezydent miasta) - a w zakresie fachowym komendant główny policji poprzez właściwego terytorialnie komendanta wojewódzkiego policji. Do podstawowych zadań straży gminnych należy ochrona porządku publicznego, którego normy i zakres wynikają z ustaw i aktów prawa miejscowego. Jak z powyższego wynika, również przepisy ustawy o strażach gminnych nie wskazują, że to w jednostkach organizacyjnych straży powinna być prowadzona rachunkowość i windykacja należności z tytułu mandatów, jakkolwiek stosowana praktyka potwierdza, że niektóre straże realizują to zadanie.
Z punktu widzenia przepisów ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego rozwiązanie uznać należy za prawidłowe, gdyż w ostatecznym rozrachunku dochody z tytułu grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych i tak trafią na rachunek budżetu właściwej gminy, gdzie przekazane zostaną ze straży funkcjonującej jako jednostka budżetowa. Prawidłowym rozwiązaniem będzie również umiejscowienie zadania w strukturach urzędu gminy, we właściwej komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za rachunkowość dochodów budżetowych.

Pisemne procedury
Bez względu na to, czy księgowość i windykowanie należności z tytułu mandatów odbywać się będzie w straży gminnej, czy też w urzędzie gminy, realizacja tego zadania powinna być prowadzona w oparciu o pisemne, wewnętrzne uregulowania stanowiące właściwe dla danej jednostki zasady (politykę) rachunkowości. Ciążący na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych (a jest nim zarówno wójt, burmistrz, prezydent miasta, jak i komendant straży gminnej) obowiązek pisemnego opracowania zasad rachunkowości wynika w szczególności z następujących przepisów:
1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
2. ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
3. rozporządzenia ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (DzU nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).
Zgodnie z tym rozporządzeniem, należności z tytułu grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych ewidencjonuje się na koncie 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych", do konta tego powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa według dłużników (dla każdego dłużnika powinna być założona oddzielna, imienna kartoteka) i podziałek klasyfikacji budżetowej.
Klasyfikacja budżetowa wynika z rozporządzenia ministra finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (DzU z 2006 r. nr 107, poz. 726 z późn. zm.).
Zgodnie z tym rozporządzeniem, właściwą dla należności z tytułu mandatów jest klasyfikacja budżetowa: dział 754 -„Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa", rozdział 75416 - „Straż Miejska", § 0570 - „Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych". Paragraf ten obejmuje grzywny oraz kary od osób fizycznych, wymierzane i pobierane przez sądy oraz właściwe organy administracji publicznej, między innymi grzywny nakładane w formie mandatu karnego oraz grzywny i kary pieniężne wymierzane na podstawie ustawy - Kodeks karny skarbowy.
Przy opracowaniu wewnętrznych procedur rachunkowości należności z tytułu mandatów można się posiłkować również przepisami rozporządzenia ministra finansów z 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (DzU nr 112, poz. 761), gdzie w sposób jasny i przejrzysty określone zostały - istotne z punktu widzenia windykacji należności - zadania komórki rachunkowości.

Zadanie komórki organizacyjnej
Wśród najważniejszych zadań komórki organizacyjnej (stanowiska pracy) zajmującej się księgowością i windykacją należności z tytułu mandatów należy wymienić:
1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat i zwrotów z tytułu mandatów, Podstawę przypisu należności na koncie analitycznym osoby ukaranej mandatem będzie stanowił odcinek D mandatu karnego.
2) kontrola terminowości wpłat,
3) bieżące podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, tj. wystawianie tytułów wykonawczych w przypadku braku wpłaty należności w terminie,
4) likwidacja ewentualnych nadpłat,
5) sporządzanie sprawozdań,
6) w zależności od sposobu organizacji pracy prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką oraz terminowe przekazywanie gotówki z kasy na rachunek bankowy urzędu gminy,
7) prowadzenie ewidencji i rozliczania mandatów w księdze druków ścisłego zarachowania,
8) bieżące monitorowanie realizacji tytułów wykonawczych przekazanych do egzekucji, poprzez np. okresowe monity kierowane do urzędów skarbowych, co ma przeciwdziałać przedawnieniu należności,
9) bieżąca aktualizacja tytułów wykonawczych, np. w przypadku dokonania częściowej wpłaty w kasie lub na rachunek bankowy urzędu,
10) potwierdzanie zasadności naliczenia kosztów egzekucyjnych w przypadku gdy organ egzekucyjny obciąża tymi kosztami wierzyciela.

Przy omawianiu zasad rachunkowości należności z tytułu mandatów należy zwrócić uwagę, że nieterminowe dokonanie płatności tych należności nie powoduje konieczności uiszczenia odsetek. Nie ma bowiem przepisu prawa stanowiącego o tym, że zwłoka w zapłacie grzywny nałożonej w drodze mandatu pociąga za sobą obowiązek uiszczenia odsetek za zwłokę, a zatem brak jest przesłanek do ich żądania od osoby ukaranej.

Procedura windykacji
W celu usprawnienia pracy oraz zwiększenia efektywności i skuteczności realizacji zadania związanego z księgowaniem i windykacją należności mandatowych zasadne jest opracowanie w formie pisemnej wewnętrznej procedury tego procesu. Formalno-prawna podstawa opracowania takiej procedury wynika z art. 47 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, w którym ustawodawca zawarł w szczególności zapis, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych ustala w formie pisemnej procedury w zakresie m.in. dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz dokonywania wydatków ze środków publicznych.
W dokumencie takim powinny być zapisane wszystkie działania i przypisane im odpowiedzialności prowadzące do realizacji zasadniczego celu, tj. odzyskania niezapłaconych w terminie należności z tytułu grzywien nakładanych w drodze mandatu karnego. I tak, w procedurze uregulowane mogą być w szczególności:
1) w jakim terminie i kto przygotowuje zamówienie na bloczki mandatowe, które kierowane jest do właściwego terytorialnie urzędu wojewódzkiego,
2) kto i w jakim terminie stempluje bloczki mandatowe; dotyczy to odcinków A i B mandatów karnych, na których powinna być wskazana nazwa i adres właściwego urzędu gminy oraz numer rachunku bankowego, na który należy uiścić mandat,
3) kto jest odpowiedzialny za prowadzenie i rozliczanie bloczków mandatowych w księdze druków ścisłego zarachowania,
4) w jakim terminie od nałożenia mandatu strażnicy straży gminnych przekazują odcinki D mandatów karnych do komórki księgowości,
5) w jakim terminie po upływie terminu płatności wystawiane są tytuły wykonawcze,
6) w oparciu o jakie dokumenty należy dokonać odpisu należności przedawnionych i kto podejmuje ostateczną decyzję w tym zakresie.

Ewidencja bloczków mandatowych
Ważnym zadaniem komórki organizacyjnej zajmującej się księgowością należności z tytułu mandatów jest prowadzenie ewidencji i rozliczania bloczków mandatowych jako druków ścisłego zarachowania.
Pojęcie „druki ścisłego zarachowania" nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach, jakkolwiek dość często - zwłaszcza na gruncie zadań realizowanych w zakresie rachunkowości, gospodarki kasowej - pojęcie to występuje. Druki ścisłego zarachowania są to generalnie formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja i kontrola, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. Bloczki mandatowe, co wynika z § 2 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 9 grudnia 1994 r. w sprawie sposobu dokumentacji i ewidencji grzywien za wykroczenia, ściąganych w postępowaniu mandatowym oraz organów właściwych w sprawach rozprowadzania i rozliczania bloczków mandatowych (DzU nr 131, poz. 663), są drukami ścisłego zarachowania i podlegają wpisowi do specjalnej ewidencji, tj. księgi druków ścisłego zarachowania. Poprawnie prowadzona księga druków ścisłego zarachowania (bloczków mandatowych) powinna z jednej strony odzwierciedlać przychód tych bloczków, z drugiej zaś ich rozchód, tj. ich fizyczne wydanie poszczególnym funkcjonariuszom straży gminnej. Księga ta służy równocześnie do rozliczania funkcjonariuszy z wykorzystanych bloczków mandatowych.
Zgodnie z powołanym wyżej rozporządzeniem Rady Ministrów, organem właściwym w sprawach rozprowadzania bloczków mandatowych jest właściwy terytorialnie wojewoda. Straże gminne zaopatrują się w bloczki mandatowe odpłatnie, przy czym odpłatność ta jest aktualną ceną stanowiącą koszty wydrukowania tych bloczków. Wpisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być prowadzone chronologicznie, czytelnie, bez skreśleń i poprawek. Ewentualne poprawki czy skreślenia mogą być dokonywane zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można przy tym poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Przykładowo zatem: gdyby pomyłka nastąpiła tylko w jednej cyfrze składającej się na numer bloczka mandatowego, nie wolno poprawić tylko tej jednej cyfry, lecz należy skreślić cały numer, wpisując (również cały) poprawny numer.
Prowadzona w sposób poprawny księga druków ścisłego zarachowania powinna również dawać rzeczywisty obraz stanu bloczków mandatowych posiadanych w danym dniu przez jednostkę. Stan w księdze druków ścisłego zarachowania powinien odzwierciedlać, ile bloczków mandatowych posiadają w dyspozycji poszczególni strażnicy straży gminnej, a ile z nich stanowi tzw. zapasy magazynowe. Suma tych dwóch pozycji powinna być zgodna z ilością bloczków otrzymanych z właściwego urzędu wojewódzkiego.
Bloczki mandatowe - jako druki ścisłego zarachowania - podlegają corocznej, wg stanu na 31 grudnia każdego roku, inwentaryzacji. Z uwagi na potencjalną możliwość wystąpienia nadużyć przy wykorzystaniu bloczków mandatowych zasadne jest - oprócz obowiązkowej rocznej inwentaryzacji - przeprowadzenie okresowej, niezapowiedzianej kontroli mandatowej w zakresie gospodarki tymi drukami, np. przez głównego księgowego jednostki lub komórkę kontroli wewnętrznej. Objęcie bloczków mandatowych rygorami druków ścisłego zarachowania związane jest również z właściwym ich przechowywaniem i zabezpieczeniem przed dostępem do nich osób nieuprawnionych. Wskazane jest zatem, aby w danej jednostce (straży gminnej) bloczki mandatowe przechowywane były w szafie (kasie) pancernej, a także w pomieszczeniu posiadającym właściwe zamki, charakteryzujące się odpowiednią klasą odporności na włamanie. Krąg osób uprawnionych do wejścia do takich pomieszczeń oraz mających dostęp do kluczy powinien być ograniczony, a odpowiednie procedury dostępu (m.in. wejścia do pomieszczenia, zastępstwa osób, wydawania kluczy) powinny być sporządzone w formie pisemnej. Poniżej przykładowy wzór instrukcji w sprawie gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

WZÓR INSTRUKCJI W SPRAWIE GOSPODARKI DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania
w Urzędzie Gminy/Miasta/Straży Gminnej w
Część I - Ogólna

§ 1
1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których
obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym
z ich stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu) i od tego momentu
podlegają ścisłej ewidencji, zabezpieczeniu i kontroli.
3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonych księgach, w których rejestruje się pod datą - liczbę i numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

§ 2
1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku, do których wskazana
jest wzmożona kontrola.
2. W Urzędzie Gminy/Miasta ................... do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
a/ dowody wpłaty „KP",
b/ dowody wypłaty „KW",
c/ kwitariusze przychodowe,
d/ bloczki mandatowe,
e/ bloczki opłaty targowej,
f/ inne .......
Zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (punkty a, b, c) zostały szczegółowo opisane w Instrukcji Gospodarki Kasowej Urzędu Gminy/Miasta ...........
3. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w pomieszczeniach i szafach odpowiednio zabezpieczonych.

§ 3
1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a) komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,
c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

§ 4
Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są osoby do tego upoważnione.

Część II Szczegółowa

§ 5
1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków/bloków w księdze druków ścisłego zarachowania o ponumerowanych stronach.
Na ostatniej stronie należy wpisać:
Księga ... zawiera stron ....., słownie ..............., kolejno ponumerowanych, przesznurowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Dyrektora Wydziału bądź jego Zastępcy lub osoby upoważnionej.
2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a/ dla przychodu - protokół komisji dokonującej przyjęcia i ewentualnego ocechowania druków
wraz z odpisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,
b/ dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania.
3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie.
Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów.
Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy.
Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
4. Wydanie druków ścisłego zarachowania dla pracowników Wydziału ......./poszczególnych strażników straży gminnej następuje na podstawie ustnego zapotrzebowania, natomiast na zewnątrz Urzędu może nastąpić wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez kierownika komórki, w której dane druki będą używane. Pracownik, który pobiera kolejne druki bloku jest zobowiązany do rozliczenia się z wykorzystanych druków (kopii). Zapotrzebowanie powinno określić żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, wskazać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków. Jednostki i osoby fizyczne prowadzące inkaso opłaty targowej, korzystające z druków ścisłego zarachowania, są zobowiązane do zwrotu kopii bloku, grzbietu zużytych bloków oraz druków niewykorzystanych. Dyrektor Wydziału wyznacza pisemnie w zakresie czynności służbowych - pracownika zobowiązanego do rozliczania kopii (grzbietów) zużytych druków ścisłego zarachowania - w celu ustalenia prawidłowości i terminowości rozliczenia wpłaconych należności.
5. Osoba pobierająca druki potwierdza ilości pobranych lub zwróconych w księdze druków ścisłego zarachowania. Zwroty niewykorzystanych druków ścisłego zarachowania należy ująć w księdze druków w rubryce „zwrot".
6. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
7. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez przekreślenie z adnotacją „anulowano" wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności na wszystkich kartach. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

§ 6
1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane według stanu na ostatni dzień roku kalendarzowego. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu oraz osób dokonujących operacji tymi drukami. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
2. Druki ścisłego zarachowania muszą być rozliczone na koniec roku kalendarzowego u osoby prowadzącej rozliczenie druków ścisłego zarachowania.
3. Pozostałe druki niewykorzystane w ciągu roku należy zwrócić i pobrać do wykorzystywania w kolejnym roku nowe druki, z nową ewidencją numerową (od numeru 1).

§ 7
1. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, podlegają one przekazaniu. Okoliczność przekazania (przejęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.
2. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków.
3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
a) sporządzić protokół zaginięcia,
b) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić organa Policji.
4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:
a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,
b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub zaparafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje,
c) datę zaginięcia druków,
d) okoliczności zaginięcia druków,
e) miejsce zaginięcia druków,
f) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.
5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Powrót do spisu treści