Przygotowanie budżetu projektu nieinwestycyjnego można rozpocząć, dopiero wówczas, gdy są już szczegółowo określone cele przedsięwzięcia, którego on dotyczy. Jest to o tyle ważne, że wszystkie koszty zawarte w budżecie muszą jednoznacznie wynikać z zaplanowanych i opisanych działań. Dany wydatek może zostać sfinansowany wyłącznie w określonym w harmonogramie terminie realizacji związanego z nim działania, a jednostki zastosowane do obliczenia kosztów muszą odpowiadać zaplanowanym efektom projektu.

Planowanie
Tworzenie budżetu zaczynamy od pozyskania różnego rodzaju danych, które umożliwią prawidłowe zaplanowanie wydatków. Nie można posługiwać się tylko bieżącymi danymi finansowymi. Warto pozyskać je także z lat ubiegłych. Ponadto, aby uniknąć przykrych niespodzianek podczas realizacji projektu, należy sprawdzić przewidywane zmiany w prawie finansowym. Nie można także pomijać prognoz dotyczących inflacji i określenia sposobów kalkulacji nowych usług, programów, produktów. A już podczas tworzenia planu finansowego trzeba pamiętać o kilku ważnych zasadach. Na początku należy sprawdzić, jaką dotację można otrzymać i jaki jest wymagany poziom współfinansowania (także sposób wniesienia wkładu własnego - w formie pieniężnej czy w innej dopuszczonej przez program operacyjny). Ponadto istotne jest, aby przedstawiona kalkulacja kosztów była zaprezentowana w sposób czytelny i przejrzysty. Nie można posługiwać się wyłącznie kwotami całkowitymi i należy wskazać kalkulację każdego z kosztów.

Rodzaje kosztów
Koszty najlepiej podzielić na określone rodzaje kont, dzięki czemu łatwiej będzie je rozplanować. Wśród najważniejszych są: materiały, energia, usługi obce (dostawy i usługi, z wyjątkiem energii i materiałów), podatki i opłaty (VAT, akcyza, podatek od nieruchomości, dochodowy, od środków transportowych, opłaty skarbowe), koszty osobowe, amortyzacja i podróże służbowe. Z kolei według rodzajów koszty dzielimy na: osobowe, sprzęt, inwestycje i remonty, koszty administracyjne oraz inne koszty działalności programowej (np. koszty szkoleń, publikacji, konferencji, zajęć). Ze względu na układ kalkulacyjny (sposób wyliczania) wyróżniamy: koszty bezpośrednie (wynajem sal do zajęć, podróże, tłumaczenia, materiały szkoleniowe, personel merytoryczny) oraz pośrednie (wynajem biura, wysyłka, telefony, materiały biurowe czy prowadzenie sekretariatu).

Kwalifikowanie wydatków
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z lutego 2008 r., początkiem okresu kwalifikowalności wydatków (w ramach PO KL) jest 12 grudnia 2006 r. (data otrzymania przez Komisję Europejską PO KL). W przypadku projektów rozpoczętych wcześniej do wydatków kwalifikowanych zaliczamy tylko te faktycznie poniesione od 12 grudnia 2006 r. Dotacja ze środków UE jest zawsze obliczana wyłączne w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych projektu. Są to wydatki niezbędne do zrealizowania projektu i zaakceptowane w kosztorysie, dołączonym jako załącznik do umowy. Ponadto, koszty te muszą być wykazane w ewidencji księgowej wnioskodawcy (dotyczy wkładu gotówkowego) oraz faktycznie zapłacone w terminie realizacji projektu określonym w umowie, co dotyczy także składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy (dotyczy wkładu gotówkowego). Ważne jest również, aby wszelkie wydatki zostały udokumentowane w sposób umożliwiający ich jednoznaczne wyodrębnienie i identyfikację. Jeśli natomiast chodzi o podatek VAT, to zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006, podatek od towarów i usług może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta i nie ma on prawnej możliwości jego odzyskania. Jeżeli podatek VAT może być częściowo odzyskany, to kwalifikowana jest ta jego część, której beneficjent odzyskać nie może.

Rodzaje wydatków kwalifikowanych
Warto wiedzieć, które z poniesionych przez beneficjenta wydatków zostaną zaliczone do kosztów kwalifikowanych, a które nie. Jeśli chodzi o koszty wynagrodzeń i honorariów to mogą być one ponoszone wyłącznie na podstawie umowy pisemnej lub faktury wystawionej przez osobę prowadzącą działalność gospodarcza. W przypadku umów o pracę konieczna jest karta czasu pracy. Ponadto, wymagane przez prawo podatki, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jak również uprawnienia urlopowe zgodnie z zasadami obowiązującymi u dotowanego są traktowane jako część płac. W przypadku zapłaty w ramach projektu honorariów dla artystów kosztem kwalifikowanym są także koszty związane z prawami autorskim. Jeśli chodzi natomiast o koszty podróży i delegacji (jednak tylko te, które są niezbędne do realizacji projektu) to dokumentami finansowymi są: faktury, bilety (lotnicze, kolejowe, autobusowe, rachunki za taksówki, bilety z transportu miejskiego) oraz dokumenty związane z wydatkami podczas podróży (prowizje, opłaty rezerwacyjne, lotniskowe, opłaty za pościel w pociągach, opłaty bagażowe itd.). W przypadku opłacania ze środków dotacji delegacji, możliwe jest rozliczenie ich według rzeczywiście poniesionych kosztów przejazdu i/lub zakwaterowania lub według stawek ryczałtowych (określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej), przysługujących za przejazd samochodem prywatnym. Nie jest natomiast możliwe rozliczenie kosztów podróży na podstawie faktur za benzynę/olej napędowy/gaz. Koszty administracji projektu z kolei obejmują wynajem wydzielonej części biura, koszty koordynacji projektu, księgowość, pod warunkiem że wynikają bezpośrednio z realizowanego projektu i jest możliwe ich jednoznaczne wyodrębnienie i identyfikacja. Kwalifikowane mogą być także i inne koszty merytoryczne, ale tylko jeżeli wynikają bezpośrednio z realizowanego projektu. Są to np.: druk, tłumaczenia, wynajem sprzętu, zakup usług i materiałów przeznaczonych do realizacji projektu i niestanowiących środków trwałych pod warunkiem, że ich ceny nie są wyższe od obowiązujących na rynku. Również wręczenie nagród należy udokumentować za pomocą pisemnego werdyktu jury wraz z listą potwierdzającą otrzymanie nagrody przez nagrodzoną osobę.

Cross financing
Cross financing umożliwia ponoszenie w ramach projektu realizowanego w PO KL kosztów zakupu oraz leasingu sprzętu i wyposażenia, a także dostosowywanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Należy pamiętać, że cross-financing nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wyposażenie i niewielkie prace dostosowawcze związane z realizowanymi projektami w ramach PO KL. Może obejmować wyłącznie takie wydatki, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie jego działań. Warto również pamiętać, że wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowiących budżet projektu.

Najczęstsze błędy
Niestety, beneficjenci nie są w stanie uniknąć wielu niedopatrzeń w projektowanych założeniach budżetowych. Przede wszystkim tworzą błędne założenia planu wydatków, które w konsekwencji przekładają się na niedopasowanie kosztów do zaplanowanych działań. Często również (co okazuje się już podczas wykonywania projektu) pominięte zostają istotne dla realizacji koszty. Ponadto występuje cały szereg błędów technicznych: arytmetycznych czy wynikających z przenoszenia i kopiowania danych, które potem nie zostaną ponownie dokładnie sprawdzone. Najczęściej zapominane i niedoszacowane koszty to m.in.: pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji, koszty remontów, konserwacji i napraw, ubezpieczeń, koszty obowiązkowych opłat i podatków czy promocji i amortyzacji.

Wykorzystano materiały Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej oraz Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Powrót do spisu treści