Pracownicy samorządowi (prac.sam.) – są osobami zatrudnionymi w: urzędach marszałkowskich, wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, starostwach powiatowych, powiatowych jednostkach organizacyjnych, urzędach gmin, jednostkach pomocniczych gmin oraz w gminnych jednostkach i zakładach budżetowych, biurach (ich odpowiednikach) związków j.s.t. oraz zakładów budżetowych utworzonych przez te związki, biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych j.s.t. Status prawny prac.sam. określa ustawa z 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych. W sprawach w niej nieuregulowanych stosuje się przepisy powszechnego prawa pracy. Oprócz u.prac.sam. zasady wynagradzania i wymagania kwalifikacyjne określają rozporządzenia płacowe Rady Ministrów: z 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, zwane dalej urzędniczym rozporządzeniem płacowym i z 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych j.s.t., zwane dalej komunalnym rozporządzeniem płacowym.

Wymogi dla prac. sam. – mają charakter trójstopniowy: dla wszystkich prac sam, dla zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych (katalog tych stanowisk określają rozporządzania płacowe) oraz dla stanowisk urzędniczych mających charakter kierowniczy (katalog tych stanowisk określają rozporządzania płacowe). Wszyscy prac.sam. muszą spełniać następujące wymogi: posiadać stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku, mieć odpowiedni staż pracy i kwalifikacje. Prac. sam., z wyjątkiem zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, muszą być obywatelami polskimi, mieć ukończony 18. rok życia i mieć pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych. Pracownicy na stanowiskach urzędniczych, gdzie podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę, powołania lub mianowania, poza ww. wymogami, muszą posiadać co najmniej wykształcenie średnie, nie być karanym za przestępstwo popełnione umyślnie, cieszyć się nieposzlakowaną opinią. Prac. sam. zatrudnieni na kierowniczych stanowiskach urzędniczych (poza prac. sam. zatrudnionymi na podstawie wyboru) muszą spełniać wymogi podane powyżej oraz posiadać łącznie co najmniej dwuletni staż pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych na stanowiskach urzędniczych; w służbie cywilnej lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk obsługi; w innych urzędach państwowych, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi; na kierowniczych stanowiskach państwowych oraz posiadać wykształcenie wyższe. 

Kategorie prac.sam. dzielą się ze względu na rodzaj stosunku pracy. Prac. sam. zatrudniani na podstawie wyboru to:

1) w urzędzie marszałkowskim – marszałek województwa, wiceprzewodniczący zarządu oraz pozostali członkowie zarządu województwa – jeżeli statut województwa tak stanowi;

2) w starostwie powiatowym – starosta, wicestarosta oraz pozostali członkowie zarządu powiatu – jeżeli statut powiatu tak stanowi, z tym że z członkami zarządu powiatu wybranymi spoza składu rady powiatu zawsze nawiązuje się stosunek pracy;

3) w urzędzie gminy – wójt, burmistrz, prezydent miasta;

4) w związkach j.s.t. – przewodniczący zarządu związku i pozostali członkowie zarządu – jeżeli statut związku tak stanowi.

Na podstawie mianowania zatrudniani są pracownicy na stanowiskach określonych w statucie gminy bądź związku międzygminnego.

Na podstawie powołania zatrudniani są: sekretarz gminy, sekretarz powiatu, skarbnik gminy (główny księgowy budżetu), skarbnik powiatu (główny księgowy budżetu powiatu), skarbnik województwa (główny księgowy budżetu województwa) oraz w gminach zastępca wójta (burmistrza, prezydenta). Pozostali prac.sam. zatrudniani są na podstawie umowy o pracę.

Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy – za pracodawców samorządowych dokonują następujące podmioty:

1) organ stanowiący j.s.t. lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący – wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty i marszałka województwa – w formie uchwały, z zastrzeżeniem, że uchwała ta nie może obejmować prawa do ustalania przez przewodniczącego organu stanowiącego ich wynagrodzenia;

2) przewodniczący zarządu j.s.t. wobec członków zarządu tej jednostki;

3) wójt (burmistrz, prezydent miasta) – wobec zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

4) przewodniczący zgromadzenia związku j.s.t. wobec członków zarządu tego związku;

5) w urzędzie j.s.t. – wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa wobec pozostałych pracowników urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi innymi niż wymienieni powyżej;

6) kierownik jednostki organizacyjnej – za innego niż wymieniony powyżej pracodawcę samorządowego.

Nabór – nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, na których zatrudnienie następuje na podstawie umowy o pracę lub mianowania jest otwarty i konkurencyjny. Kierownik urzędu odpowiada za organizację naboru w urzędzie marszałkowskim, starostwie powiatowym, urzędzie gminy oraz za organizację naboru na stanowiskach kierowników podległych mu jednostek organizacyjnych. Za organizację naboru w tych jednostkach odpowiadają ich kierownicy.

W ramach procedury naboru muszą zostać dokonane następujące czynności: 1) ogłoszenie w BIP-ie o wolnym stanowisku urzędniczym oraz naborze kandydatów na to stanowisko; 2) ustalenie listy osób, które spełniają wymogi formalne i jej ogłoszenie w BIP-ie; 3) ocena merytoryczna kandydatów; 4) wybór kandydata lub zakończenie naboru bez wyłonienia kandydata; 5) sporządzenie protokołu z procedury naboru; 6) upowszechnienie w BIP-ie informacji o wyniku naboru.

Ograniczenia i zakazy dotyczące prac.sam. – u.prac.sam. przewiduje zakaz zatrudniania małżonków oraz osób pozostających ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia lub stosunku powinowactwa pierwszego stopnia i przysposobienia, opieki lub kurateli u pracodawców samorządowych, jeżeli powstałby między tymi osobami stosunek bezpośredniej podległości służbowej. Prac.sam. nie mogą wykonywać również zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami albo mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność. Prac.sam. nie mogą również łączyć zatrudnienia w urzędzie (starostwie) j.s.t. ze sprawowaniem mandatu radnego w tej jednostce.

Prac.sam., zgodnie z art. 99 ust. 6 pkt. 4, nie mogą być członkami Rady Funduszu powołanej ustawą z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135).

Obowiązki prac. sam. Są oni zobowiązani do przestrzegania obowiązków ustalonych w k.p. dla ogółu zatrudnionych. Dalszy katalog powinności zawiera u.prac.sam. Do podstawowych obowiązków prac.sam. należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesów państwa oraz indywidualnych interesów obywateli. Są oni również zobowiązani do przestrzegania prawa, zachowania tajemnicy państwowej i służbowej, informowania organów, instytucji i osób fizycznych oraz udostępniania dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania. Są także zobowiązani do wykonywania zadań urzędu sumiennie, sprawnie i bezstronnie. Do ich obowiązków należy także sumienne i staranne wypełnianie poleceń przełożonego. Jeżeli w przekonaniu prac.sam. polecenie przełożonego jest niezgodne z prawem, pracownik powinien przedstawić mu swoje zastrzeżenia; w razie pisemnego potwierdzenia polecenia powinien je wykonać, zawiadamiając jednocześnie o zastrzeżeniach przewodniczącego zarządu jednostki samorządowej, a w gminach wójta (burmistrza, prezydenta). Prac.sam. nie wolno wykonywać poleceń, których wykonanie według jego przekonania stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowanymi stratami. U.prac.sam. nakłada ponadto na prac.sam. obowiązek uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz obywatelami, a także do zachowania się z godnością w miejscu pracy i poza nim.

Oświadczenie majątkowe, inne oświadczenia i informacje. Należy wyróżnić tu trzy kategorie oświadczeń i informacji składanych przez prac.sam. Do pierwszej należą oświadczenia i informacje składane przez osoby pełniące najwyższe stanowiska w j.s.t., dla których obowiązek ich złożenia wynika z ustawy o samorządzie gminnym, samorządzie powiatowym i samorządzie województwa. Druga kategoria to oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej. Obowiązek ich złożenia dotyczy wszystkich prac.sam. prowadzących taką działalność. Obowiązani są oni określić jej charakter i złożyć odrębne oświadczenia w przypadku jej zmiany. Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej prac.sam. składa pracodawcy samorządowemu w terminie 30 dni od dnia zatrudnienia, podjęcia działalności gospodarczej lub zmiany jej charakteru. Niezłożenie oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej w terminie powoduje odpowiedzialność dyscyplinarną. Podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w oświadczeniu o prowadzeniu działalności gospodarczej powoduje odpowiedzialność na podstawie art. 233 § 1 k.k. Oświadczenia te nie są jawne. Trzecia kategoria obejmuje oświadczenia majątkowe składane na żądanie osoby upoważnionej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy samorządowego. Zażądać złożenia takiego oświadczenia może ona od każdego prac.sam. Oświadczenia te nie są również jawne.

Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków pracowniczych. Prac.sam. za naruszenie obowiązków pracowniczych odpowiadają na zasadach uregulowanych w k.p. U.prac.sam. zawiera jedynie szczegółową regulację dotyczącą odpowiedzialności pracowników mianowanych. Może mieć ona charakter porządkowy lub dyscyplinarny. Odpowiedzialność porządkowa jest odpowiedzialnością za przewinienia mniejszej wagi. Sankcją jest kara porządkowa upomnienia. Wymierza ją bezpośredni przełożony, zawiadamiając o tym na piśmie. Od kary można się odwołać w ciągu trzech dni od dnia doręczenia zawiadomienia o ukaraniu, do upoważnionego do czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy samorządowego, który decyduje o jego uwzględnieniu lub odrzuceniu. W sprawach większej wagi prac.sam. grozi odpowiedzialność dyscyplinarna. Orzekają o niej komisje dyscyplinarne I i II instancji. Komisje dyscyplinarne I instancji składają się z członków wybranych przez radę gminy (zgromadzenie związku) spośród prac.sam., z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i umowy o pracę. Komisje dyscyplinarne II instancji składają się z członków wybranych przez radę gminy (zgromadzenie związku) spośród radnych. Komisje dyscyplinarne mogą zastosować następujące kary dyscyplinarne: naganę, naganę z ostrzeżeniem, naganę z pozbawieniem możliwości awansowania w ciągu dwóch lat do wyższej grupy wynagrodzenia lub na wyższe stanowisko, przeniesienie na niższe stanowisko, wydalenie z pracy w urzędzie.

Wynagrodzenie – prac.sam. przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Maksymalne wynagrodzenie członka zarządu j.s.t., wójta (burmistrza, prezydenta) nie może przekroczyć w ciągu miesiąca, łącznie z dodatkiem za wieloletnią pracę, siedmiokrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej, a kierowników i zastępców kierowników jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych tych jednostek oraz zakładów budżetowych j.s.t. – czterokrotności kwoty bazowej.

Prac.sam. mają prawo do wynagrodzenia zasadniczego oraz, po spełnieniu wymogów określonych w przepisach prawa, do dodatku: funkcyjnego, za wysługę lat, za pracę w warunkach szkodliwych, dodatku specjalnego oraz do nagrody jubileuszowej, nagród uznaniowych, a także do odprawy przy przechodzeniu na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę.

Oprócz u.prac.sam. zasady wynagradzania i wymagania kwalifikacyjne określają rozporządzenia płacowe.

Dodatek funkcyjny przysługuje zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem oraz radcy prawnemu i kierownikowi USC, a także innym prac.sam. zatrudnionym na stanowiskach niezwiązanych z kierowaniem zespołem, dla których załącznik nr 3 do urzędniczego rozporządzenia płacowego i załącznik nr 3 komunalnego rozporządzenia płacowego taki dodatek przewiduje, z tym że maksymalna stawka tego dodatku przewidziana dla danego stanowiska jest niższa o jedną stawkę.

Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje po 5. latach pracy w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, następnie wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20%.

Dodatek za prace wykonywane w warunkach szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia – jego wysokość jest uzależniona od stopnia szkodliwości lub uciążliwości. Przysługuje za pracę wykonywaną w warunkach uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia. Zgodnie z urzędniczym rozporządzeniem płacowym, przy pierwszym stopniu uciążliwości lub szkodliwości wynosi do 5%, przy drugim stopniu uciążliwości lub szkodliwości do 10%, przy trzecim stopniu uciążliwości lub szkodliwości – do 15% najniższego wynagrodzenia zasadniczego przewidzianego w rozporządzeniu. Zgodnie z komunalnym rozporządzeniem płacowym, prac.sam. przysługuje dodatek za każdą godzinę pracy wykonywanej w warunkach uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia lub niebezpiecznych: przy pierwszym stopniu uciążliwości lub szkodliwości – w wysokości do 5%, przy drugim stopniu uciążliwości lub szkodliwości – w wysokości do 10%, przy trzecim stopniu uciążliwości lub szkodliwości – w wysokości do 15%, przy czwartym stopniu uciążliwości lub szkodliwości – w wysokości do 20% stawki godzinowej wynikającej z najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Wykaz prac i poziom ich szkodliwości określa załącznik nr 4 do urzędniczego rozporządzenia płacowego i załącznik nr 4 do komunalnego rozporządzenia.

Nagroda jubileuszowa uzależniona jest od stażu pracy. Po 20. latach pracy przysługuje w wysokości 75% wynagrodzenia miesięcznego, po 25 – 100%, po 30 – 150%, po 35 – 200%, po 40 – 300%, po 45 – 400%.

Odprawa dla przechodzącego na emeryturę lub rentę przysługuje w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia po 10 latach pracy, trzymiesięcznego – po 15. latach pracy, sześciomiesięcznego wynagrodzenia – po 20. latach pracy.

Nagrody uznaniowe. W ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być utworzony fundusz nagród z przeznaczeniem na nagrody dla prac. sam. za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, pozostający w dyspozycji pracodawcy. Nagród nie mogą otrzymywać członkowie zarządów j.s.t. oraz wójtowie (burmistrzowie, prezydenci).

Dodatek specjalny. Pracownicy zatrudnieni w urzędach gmin, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich oraz biurach (odpowiednikach biur) mają prawo do dodatku specjalnego. Dodatek ten może być przyznany w dwóch grupach przypadków:
z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności. Przyznawany jest on na czas określony, nie dłuższy niż rok. Dodatek specjalny może być przyznawany na czas określony, nie dłuższy niż rok, również ze względu na charakter pracy i zakres wykonywanych zadań. Nie przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Jest wypłacany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia, w kwocie nieprzekraczającej łącznie 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika, a w urzędach miasta stołecznego Warszawy i miast (miast na prawach powiatu) powyżej 300 tys. mieszkańców – w kwocie nieprzekraczającej łącznie 50% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika. Inny charakter ma dodatek specjalny przysługujący wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście oraz marszałkowi województwa. Dodatek przyznaje właściwy organ stanowiący j.s.t., stanowi obligatoryjny składnik wynagrodzenia, przyznawany jest na czas nieokreślony, nie jest konieczne wykazywanie, iż nastąpiło zwiększenie zadań lub obowiązków osoby, której jest przyznany. Przysługuje w kwocie wynoszącej co najmniej 20% i nieprzekraczającej 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, a w urzędach miasta stołecznego Warszawy i miast (miast na prawach powiatu) powyżej 300 tys. mieszkańców – w kwocie nieprzekraczającej 50% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego.