Skarbnik gminy, powiatu, województwa (skarb.) – w świetle art. 18 ust. 2 pkt 3 u.s.gm. lub art. 44 u.s.woj. – jest głównym księgowym budżetu. W rzeczywistości obecnie skarb. obok spełniania powyższej funkcji należałoby utożsamiać z menedżerem przygotowującym decyzje w sprawach finansowych, prowadzącym analizę budżetu, ustalającym optymalne metody pozyskiwania dochodów i wydatkowania pieniędzy przez daną jednostkę organizacyjną samorządu terytorialnego. Niestety, rolę taką spełniają w tej chwili tylko nieliczni skarb. największych gmin. Funkcje, jakie wykonują skarb. w praktyce warunkowane są wielkością terytorialną wspólnoty samorządowej i przyjętymi koncepcjami zarządzania.

Sposób powołania skarb. gminy i powiatu następuje na podstawie tych samych zasad, które mają zastosowanie do sekretarza gminy lub analogicznie sekretarza powiatu. Pod względem hierarchii służbowej, wynagrodzenia i innych świadczeń stanowisko skarb. zrównane jest ze stanowiskiem zastępcy prezydenta, burmistrza, wójta (należy do tzw. kierowniczych stanowisk urzędniczych).

Skarb. województwa powoływany jest przez sejmik województwa na wniosek marszałka województwa, bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy ustawowego składu sejmiku, w głosowaniu tajnym.

Zakres kompetencji skarb. (głównego księgowego budżetu) określa odpowiednio u.s.gm., u.s.pow., u.s.woj. oraz ustawa o finansach publicznych. U.s.gm. w art. 46 ust. 3 (podobnie art. 48 ust. 3 u.s.pow. i art. 57 ust. 3 u.s.woj.) stwierdza, że w przypadku możliwości spowodowania przez czynność prawną powstania zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarb. lub osoby przez niego upoważnionej. Czynność prawna pozbawiona kontrasygnaty nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych. Kontrasygnata jest formą wewnętrznej kontroli sprawowanej przez skarb. Jeżeli uzna on, że dokonanie danej czynności jest finansowo nieracjonalne lub sprzeczne z obowiązującym prawem, może odmówić dokonania kontrasygnaty. Jednak na pisemne polecenie przewodniczącego zarządu musi kontrasygnować daną czynność, jednocześnie powiadamiając o tym radę (sejmik) i r.i.o. Specjalna komisja r.i.o. w danej sprawie zajmuje stanowisko w formie uchwały, zaskarżanej do pełnego składu kolegium izby.

Skarb. (główny księgowy budżetu) dokonuje również wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian, a także odpowiedzialny jest za opracowanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu.

Inne obowiązki skarb.:

a) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami sprowadzającymi się do:

– zorganizowania sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów,

– bieżącego i prawidłowego prowadzenia księgowości oraz sporządzania kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej,

– nadzorowania całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki niebilansujące samodzielnie,

b) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na:

– wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pieniężnymi i innymi, którymi dysponuje jednostka,

– zapewnianiu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,

– przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

– zapewnianiu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

c) analizowanie wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych, będących w dyspozycji jednostki samorządowej,

d) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

– kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,

– wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian,

– następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki, stanowiących przedmiot księgowania,

e) kierowanie pracą podległych komórek organizacyjnych,

f) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, dowodów księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

Skarb. (główny księgowy budżetu) powinien swe funkcje objąć w sposób protokolarny. Protokół taki może zawierać:

– stwierdzenie kompletności dokumentów księgowych,

– salda kont bilansowych, niebilansowych i pozabilansowych,

– stwierdzenie o kompletności i liczbie ksiąg inwentarzowych.

Jeżeli natomiast przejęcie funkcji skarb. następuje 31 grudnia, zbędne wydaje się sporządzanie tak szczegółowego protokołu, ze względu na sporządzony bilans roczny wraz z pełną sprawozdawczością, wykazami należności i zobowiązań, odrębnie dla poszczególnych rodzajów działalności. Skarbnik gminy (powiatu, województwa) swoje oświadczenie majątkowe składa w terminach i na zasadach przewidzianych w art. 24h–m u.s.gm.(art. 25c-h u.s.pow, art. 27c-h u.s.woj.).