Ustawodawca pozostawił pracodawcom dużą dowolność w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminu ją kończącego. Konieczne jest zatem ich dostosowanie do specyfiki danego urzędu, którą trzeba mieć na uwadze przy tworzeniu regulaminów.

Przed przystąpieniem do tworzenia regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej i egzaminu należy zadać sobie pytanie: czy jesteśmy w stanie przeprowadzić teoretyczne i praktyczne szkolenie pracownika we własnym zakresie, czy musimy skorzystać z usług firm szkoleniowych, czy też uczelni? A jeżeli chcemy oprzeć się na podmiotach zewnętrznych, jakie będzie to niosło ze sobą koszty? Na pewno w regulaminie warto zapisać alternatywne formy przeprowadzania służby przygotowawczej. W urzędach z rozbudowaną strukturą organizacyjną posiadającą komórki zarządzania kadrami nie powinno być problemu z przeprowadzeniem służby przygotowawczej wewnątrz urzędu. Pracownikowi trafiającemu do licznego wydziału można przydzielić opiekuna służby przygotowawczej, który poprowadzi szkolenie praktyczne i teoretyczne. Ważne jest dostosowanie programu szkolenia do przygotowania pracownika. Służba przygotowawcza dla osób z wykształceniem administracyjnym może kłaść nacisk na inne elementy, przede wszystkim praktyczne. Pracownicy bez wykształcenia administracyjnego będą musieli uzupełnić wiedzę w tym zakresie i tu można skorzystać z usług firmy szkoleniowej czy uczelni. Jeszcze inna sytuacja będzie w przypadku stanowisk kierowniczych czy samodzielnych. Tu również zasadna wydaje się służba przygotowawcza oparta na zewnętrznych szkoleniach.

Możliwości urzędu

To podstawowy element determinujący model służby przygotowawczej. Przy bardzo małej rotacji pracowników, sięgającej jednej lub kilku osób w ciągu roku, nie powinno być problemu z indywidualnym podejściem do każdego z pracowników i przeszkoleniem zarówno praktycznym, jak i teoretycznym. Możliwe jest zaangażowanie w każdym z przypadków kierownictwa danej komórki organizacyjnej, radcy prawnego czy nawet sekretarza.

W dużych urzędach zatrudniających wielu pracowników, gdzie rotacja jest bardzo duża, zastosowany model służby przygotowawczej musi być inny. Niezależnie od tego, czy szkolimy wewnątrz urzędu, czy na kursach zewnętrznych, szkolenia będą odbywały się w grupach. Podobnie będzie przebiegał egzamin kończący służbę przygotowawczą.(...)