|
Dokumenty elektroniczne w JST |
|
|
Autor: Wojciech Woźniak
|
|
21 Sie 2009, 14:43 |
|
Dokument elektroniczny jest równoważny dokumentowi papierowemu i odnoszą się do niego regulacje związane z obowiązkami wynikającymi z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 roku. Oznacza to, że jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane - na mocy art. 5 ustawy - do przechowywania dokumentacji (zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej) przez czas określony na podstawie stosownych przepisów. Pojęcie dokumentu elektronicznego zostało wprowadzone do polskiego systemu prawnego w 2005 roku na mocy przepisów ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2005 r. nr 64, poz. 565). Dokument elektroniczny został zdefiniowany jako stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, zapisany na informatycznym nośniku danych. Odrębność postaci dokumentu elektronicznego, wynikająca zwłaszcza z tego, że istnieje on tylko jako zapis na nośniku możliwym do odczytu za pomocą sprzętu komputerowego i właściwego oprogramowania, wywołała konieczność oddzielnego uregulowania szczegółowego sposobu postępowania z dokumentacją w postaci cyfrowej. Okres przechowywania akt jest ustalany w zależności od treści sprawy, w oparciu o kwalifikację zawartą w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla danego szczebla samorządu. Część dokumentacji posiada ograniczone czasowo okresy przechowywania, po których może - za zgodą właściwego miejscowo archiwum państwowego - podlegać brakowaniu. Pozostała dokumentacja to materiały archiwalne, czyli akta stanowiące źródło informacji o wartości historycznej, która podlega przechowywaniu wieczystemu. (...)
|
