Inwentaryzacja kasy

Autor: Józef Burzyński / 20.12.2012
MONOGRAFIA 6 2 2006 6

Stan gotówki w kasie wynikający z raportu kasowego powinien być zgodny ze stanem wynikającym z dowodów przychodowych i rozchodowych.

Wciągu każdego dnia w kasie mogą znajdować się środki pieniężne w postaci:

niezbędnego zapasu gotówki na bieżące wydatki,

gotówki podjętej z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,

gotówki pochodzącej z bieżących wpływów do kasy jednostki oraz

gotówki przechowywanej jako depozyt od osób fizycznych i prawnych.

Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową, która po uprzednim sprawdzeniu i wyjaśnieniu (dla wykluczenia pomyłki) podlega przekazaniu na dochody budżetowe.

Natomiast przy ustaleniu stanu gotówki w kasie rozchód gotówki, nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, nie jest brany pod uwagę. Stanowi on niedobór kasowy, który obciąża kasjera.

Przed inwentaryzacją kasy kasjer jest zobowiązany wpisać do raportu wszystkie wpłaty i wypłaty dokonane do momentu jej rozpoczęcia.

Termin i sytuacje, w których przeprowadza się inwentaryzację, określa art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację: środków pieniężnych krajowych i zagranicznych w kasie, akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych itp.

W praktyce sytuacji uzasadniających przeprowadzenie inwentaryzacji jest znacznie więcej. Oprócz ww. terminu ustawowego oraz terminów ustalonych przez kierownika jednostki inwentaryzację kasy przeprowadza się:

na dzień przekazania obowiązków kasjera (urlop, zwolnienie lekarskie, zmiana na stanowisku kasjera),

po dokonanym włamaniu do kasy,

po w ystąpieniu szkód w budynku urzędu spowodowanych pożarem bądź w wyniku powodzi.

W toku inwentaryzacji poza gotówką zinwentaryzowaniu podlegają depozyty kasowe. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza kierownik jednostki, a gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecności kasjera, dokonuje jej zespół spisow y sk ładający się co najmniej z trzech osób.

Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w przypadku przekazywania kasy – przez osobę przyjmującą i przekazującą. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. (Wzory protokołów z inwentaryzacji kasy stanowią załączniki nr 4 i 5).

Protokół inwentaryzacji otrzymują:

oryginał – główny księgowy (skarbnik),

pierwszą kopię – osoba zdająca kasę,

drugą kopię – osoba przyjmująca kasę.

Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie kierownika jednostki (wójta, starosty). Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem.

W zakresie inwentaryzacji w kasie mają również zastosowanie odpowiednie przepisy instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym gminy, inwentaryzacji tego majątku oraz zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

Załącznik nr 4 do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej

PROTOKÓŁ

z inwentaryzacji kasy

sporządzony w dniu ......................... r. o godzinie ............... w pomieszczeniu kasowym Urzędu Gminy w ................... na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji w kasie pod nieobecność kasjera przebywającego na ...... (pobyt w szpitalu itp.) .......................

Komisja powołana przez kierownika jednostki (wójt, burmistrz) w składzie:

1. ...................... gł. księgowy................................................

przewodniczący ................................................................

2. ........................ insp. ds. ...................................................

członek ...................................

3. ......................... insp. ds. ..................................................

członek ......................................

pod nieobecność kasjerki Pani .................. dokonała komisyjnego otwarcia i inwentaryzacji kasy, ustalając następujący stan składników znajdujących się w pomieszczeniu kasowym:

I. Środki pieniężne

1. Rzeczywisty stan gotówki w kasie – ................................ ............................................ zł

2. Stan gotówki wg raportu kasowego dla dochodów i wydatków

nr ...../..... z .......... r. ................................................ ..................................................................... - ................. zł

Różnica .... – .............. zł

3. Stan znaków skarbowych (wg nominałów) ................... ....................................... – ................. zł

4. Stan gotówki ze sprzedaży znaków skarbowych wg raportu kasowego nr ...../..... z ...... r. ......... zł

Różnica .... - ............... zł

5. Depozyt wartościowy w zalakowanej kopercie złożony w dniu ................... przez .................................. poz. ....

rejestru depozytów.

6. Depozyt wartościowy w zalakowanej kopercie złożony w dniu .............. przez ................................... poz. .... rejestru depozytów.

Koperty z depozytami – bez śladów uszkodzeń i naruszeń plomb.

II. Dokumentacja kasowa:

a) dokumenty operacyjne kasy:

- raport kasowy „RK” nr ............ z dnia ..........

- dowód wpłaty „KP” --- egzemplarzy

- dowód wypłaty „KW” --- egzemplarzy

- czek gotówkowy --- egzemplarzy

- czek rozrachunkowy --- egzemplarzy

- bankowy dowód wpłaty --- egzemplarzy

b) dokumenty źródłowe – dyspozycyjne:

- dowody zakupu – faktury, rachunki ............................

- dowody sprzedaży ..................................

- wnioski o zaliczkę .................................

- rozliczenie zaliczki ................................

- rozliczenie delegacji służbowej .......................

- listy płac .....................................

- listy wypłat zasiłków, premii, nagród ...............................

- rachunki za prace wykonane na podstawie umów-zleceń lub umów o – dzieło ..........................................................

- oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych ..................

- inne akceptowane przez kierownika jednostki lub skarbnika .................................................,

c) dokumenty organizacyjne kasy:

- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej – ................... egzemplarz

- oświadczenie o odpowiedzialności materialnej ..................

- zakres czynności kasjera ...................................

- wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi – z wzorami podpisów

- protokoły przyjęcia – przekazania kasy z dnia ......................

- protokoły kontroli kasy ....................

- protokoły inwentaryzacyjne .....................

d) dokumenty sporządzane przez kasjera:

- rejestr przechowywanych depozytów ........................

- rejestr papierów wartościowych ................................

- zestawienie niepodjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac

- inne ..............................

III. Urządzenie kasy i przedmioty biurowe:

- biurko drewniane dębowe kol. jasny – 1 szt. nr inwentarzowy .....................

- kasetka metalowa podręczna – 1 szt. nr inwentarzowy ..........................

- szafa metalowa – 1 szt. nr inwentarzowy .........

- komputer marki „.......................” 1 szt. nr inwentarzowy ....................

- kalkulator marki „......................” 1 szt. nr inwentarzowy ....................

- liczarka do banknotów marki „..............” 1 szt. nr inwentarzowy ............

- tester do banknotów marki „..............” 1 szt. nr inwentarzowy ................

- zszywacz 1 szt.

- dziurkacz 1 szt.

- komplet kluczy (3) do kasy, kasetki i pomieszczenia kasowego – ......................

Podpisy członków komisji:

1. ..................................

2. ..................................

3. ..................................

Załącznik nr 5 do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej

PROTOKÓŁ

z inwentaryzacji kasy

sporządzony w dniu ......................... r. o godzinie ............... w pomieszczeniu kasowym Urzędu Gminy w ................... na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji w kasie pod nieobecność kasjera przebywającego na ...... (pobyt w szpitalu itp.) .......................

Komisja powołana przez kierownika jednostki (wójt, burmistrz) w składzie:

1. .................................. gł. księgowy ............ – przewodniczący ................................

2. ................................ insp. ds. ................................. – członek ......................

3. .................................. insp. ds. ................................ – członek ......................

W obecności osoby wyznaczonej przez kasjerkę, tj. Pani .............................. dokonała komisyjnego otwarcia i inwentaryzacji kasy, ustalając następujący stan składników znajdujących się w pomieszczeniu kasowym:

I. Środki pieniężne

1. Rzeczywisty stan gotówki w kasie – ................................ ........................................... zł

2. Stan gotówki wg raportu kasowego dla dochodów i wydatków nr ...../..... z .......... r. ......................................... ................................................................. – ................. zł

Różnica .... – ................... zł

3. Stan znaków skarbowych (wg nominałów) ....................... ..................... – ................. zł

4. Stan gotówki ze sprzedaży znaków skarbowych wg raportu kasowego nr ...../..... z ...... r. ......... zł

Różnica .... – ................... zł

5. Depozyt wartościowy w zalakowanej kopercie złożony w dniu ................... przez .................................. poz. .... rejestru depozytów.

6. Depozyt wartościowy w zalakowanej kopercie złożony w dniu .............. przez ........................................ poz. .... rejestru depozytów.

Koperty z depozytami – bez śladów uszkodzeń i naruszeń plomb.

II. Dokumentacja kasowa:

a) dokumenty operacyjne kasy:

- raport kasowy „RK” nr ............ z dnia ..........

- dowód wpłaty „KP” --- egzemplarzy

- dowód wypłaty „KW” --- egzemplarzy

- czek gotówkowy --- egzemplarzy

- czek rozrachunkowy --- egzemplarzy

- bankowy dowód wpłaty --- egzemplarzy

b) dokumenty źródłowe – dyspozycyjne:

- dowody zakupu – faktury, rachunki ............................

- dowody sprzedaży ...............................

- wnioski o zaliczkę .............................

- rozliczenie zaliczki ............................

- rozliczenie delegacji służbowej ................

- listy płac .....................................

- listy wypłat zasiłków, premii, nagród ......................

- rachunki za prace wykonane na podstawie umów-zleceń lub umów o dzieło ................................................................. ........................................

- oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych .....................................................

- inne akceptowane przez kierownika jednostki lub skarbnika ................................

c) dokumenty organizacyjne kasy:

- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej – ........... egzemplarz

- oświadczenie o odpowiedzialności materialnej ..................

- zakres czynności kasjera ...................................

- wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi – z wzorami podpisów

- protokoły przyjęcia – przekazania kasy z dnia .....................

- protokoły kontroli kasy ....................

- protokoły inwentaryzacyjne .....................

d) dokumenty sporządzane przez kasjera:

- rejestr przechowywanych depozytów ........................

- rejestr papierów wartościowych ................................

- zestawienie niepodjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac

III. Urządzenie kasy i przedmioty biurowe:

- biurko drewniane dębowe kol. jasny – 1 szt. nr inwentarzowy ...........................

- kasetka metalowa podręczna – 1 szt. nr inwentarzowy ......................................

- szafa metalowa – 1 szt. nr inwentarzowy .........

- komputer marki „.......................” 1 szt. nr inwentarzowy ....................

- kalkulator marki „......................” 1 szt. nr inwentarzowy ....................

- liczarka do banknotów marki „..............” 1 szt. nr inwentarzowy ............

- tester do banknotów marki „..............” 1 szt. nr inwentarzowy ............

- zszywacz 1 szt.

- dziurkacz 1 szt.

- komplet kluczy (3) do kasy, kasetki i pomieszczenia kasowego – ......

Uczestnicząca z ramienia kasjerki Pani .................................. ............................... nie wnosi uwag do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, ani zastrzeżeń do treści niniejszego protokołu, co potwierdza własnoręcznym podpisem.

Podpis osoby reprezentującej kasjerkę:

Podpisy członków komisji:

1. ...................................

2. .................................

3. ..................................


Podziel się!

Aby dodać komentarz, zaloguj się.