Oświadczenia majątkowe radnych – co dalej po złożeniu?

Autor: Robert Seweryn / 20.12.2012
PRAWNIK ODPOWIADA 11 3 2012 11

 

Co się dzieje z oświadczeniami majątkowymi radnych po ich przeanalizowaniu przez przewodniczącego? Jak długo muszą być przechowywane?

 {paid}

 

Oświadczenia majątkowe radnych muszą być przechowywane przez 6 lat, a po tym okresie podlegają brakowaniu. Polega to na ocenie przydatności tej dokumentacji do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

 

 

Radny składa pierwsze oświadczenie majątkowe w terminie 30 dni od dnia złożenia ślubowania. Kolejne oświadczenia są składane corocznie – do 30 kwietnia według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego oraz na 2 miesiące przed końcem kadencji. Do oświadczenia majątkowego należy dołączyć kopię rocznego zeznania podatkowego – PIT. Stosownie do art. 24i ustawy o samorządzie gminnym (usg) oświadczenia majątkowe radnych są jawne i podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). 

 

 

 

Ustawa o samorządzie gminnym nie zawiera jednak przepisów regulujących dalsze losy oświadczenia majątkowego, na przykład w odniesieniu do procedury przechowywania, archiwizacji itp. Jedynie w art. 24h ust. 6 usg określono nakaz przechowywania oświadczeń majątkowych radnych przez okres 6 lat. Rzecz jasna ustawodawca nie pozostawił tej nader istotnej kwestii w swoistej próżni prawnej. Sposób dalszego postępowania z oświadczeniami majątkowymi radnych regulują bowiem stosowne przepisy.

 

Archiwizacja

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumentacja powstająca m.in. w organach JST oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy przez okresy ustalone w prowadzonych rzeczowych wykazach akt.

 

Dotyczy to także oświadczeń majątkowych składanych przez radnych. Art. 6 tej ustawy nakłada na organy JST obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstających dokumentów z uwzględnieniem przebiegu załatwiania spraw, a także nadsyłanej i składanej do tych organów dokumentacji (w tym także oświadczeń majątkowych).

 

 

Względem organów gminy oraz urzędu gminy art. 6 ust. 2b przewiduje odgórne (w drodze rozporządzenia prezesa Rady Ministrów) wprowadzenie i określenie instrukcji kancelaryjnej, sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji i zakresu działania archiwów zakładowych.

 

Instrukcja kancelaryjna

Zgodnie z §3 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zawiera instrukcja kancelaryjna. Instrukcja zatem określa szczegółowo wszelkie czynności, jakie należy wykonać w związku ze złożeniem przez radnego oświadczenia majątkowego. Instrukcja przewiduje, że oświadczenia majątkowe radnych gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

 

Teczki obejmujące oświadczenia majątkowe radnych, zawierające dane niepodlegające ujawnieniu (część B oświadczenia) oraz załączniki do oświadczenia w postaci kopii rocznych zeznań podatkowych (PIT), powinny być należycie zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. Jest przeto oczywiste, że powinny być przechowywane w zamkniętych pomieszczeniach, wyposażonych w stosowne zabezpieczenia.

 

Zobacz także:

 

 

 

 

Warunki przechowywania powinny chronić taką dokumentację przed szkodliwym działaniem czynników atmosferycznych (wilgoć, niska/wysoka temperatura, nadmierne nasłonecznienie), biologicznych (np. pleśń) i innych, które mogą negatywnie wpływać na fizyczną substancję oświadczenia majątkowego jako dokumentu. Nie można zapominać, że oświadczenia majątkowe radnych należy przechowywać w urzędzie gminy przez okres 6 lat.

 

Rozstrzygnięcia wymaga kwestia, od jakiej daty należy liczyć sześcioletni okres przechowywania oświadczeń majątkowych. Można wyrazić zapatrywanie, że okres ten należy liczyć od zakończenia kadencji rady gminy. Trzeba zauważyć, że coroczne składanie przez radnego oświadczeń majątkowych, jak również na rozpoczęcie i zakończenie kadencji, ma na celu zobrazowanie i upublicznienie zmian stanu majątkowego radnego przez cały okres pełnienia tej funkcji publicznej.

 

Przyjęcie jednej daty początkowej biegu terminu przechowywania oświadczeń majątkowych składanych w danej kadencji ma tę zaletę, że – w ciągu całego sześcioletniego okresu – pozwala na ustalenie, jak zmieniał się majątek radnego. Możliwy do obrony jest również odmienny pogląd, wedle którego okres ten należy liczyć każdorazowo od daty złożenia danego oświadczenia.

 

W art. 24h ust. 6 usg mowa jest bowiem o konkretnym złożonym oświadczeniu, a nie o wszystkich oświadczeniach złożonych w toku całej kadencji. Wykładnia celowościowa tego przepisu wskazuje jednak, że pierwsze z prezentowanych rozwiązań wydaje się bardziej uzasadnione, zwłaszcza jeśli uwzględnić ratio legis wprowadzenia instytucji oświadczenia majątkowego.

 

Brakowanie

Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (patrz załącznik nr 2 do rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r.), oświadczenie majątkowe radnego posiada symbol B6 jako oznaczenie kategorii archiwalnej. Przyporządkowanie do tej kategorii stanowi podstawę rejestracji i gromadzenia oświadczeń majątkowych radnych oraz determinuje dalsze losy oświadczeń majątkowych.

 

Oświadczenie majątkowe radnego stanowi dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym i po upływie okresu przechowywania wynoszącego 6 lat podlega brakowaniu (zob. załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych). Oświadczenie majątkowe nie wchodzi w skład państwowego zasobu archiwalnego, dlatego też nie podlega przekazaniu do właściwego miejscowo archiwum państwowego.

 

Zgodnie z § 4 rozporządzenia ministra kultury, dokumentacja niearchiwalna stanowiąca oświadczenia majątkowe radnych podlega procedurze brakowania po upływie okresu 6 lat przechowywania. Polega to na ocenie przydatności tej dokumentacji do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

 

Podstawą brakowania przez organy gminy lub urząd gminy jest co do zasady zgoda jednorazowa dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego. Właściwość dyrektora archiwum państwowego ustala się według miejsca siedziby władz gminy. Do wniosku dołącza się protokół oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej (wzór protokołu ustalony został w załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra kultury) oraz spis dokumentacji przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie (wzór określa załącznik nr 4) albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzór określa załącznik nr 5).

 

W razie trudności w ocenie przydatności dokumentacji możliwe jest sporządzenie przez właściwe archiwum państwowe stosownej ekspertyzy – na wniosek wójta (burmistrza, prezydenta miasta), będącego zarazem organem wykonawczym gminy, jak również kierownikiem urzędu gminy. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku sporządza komisja powołana przez wójta.

 

W skład tej komisji wchodzi kierownik komórki, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba prowadząca archiwum lub składnicę oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu (w przypadku oświadczeń majątkowych jest to pracownik biura rady gminy). Dokumentacja procedury brakowania (wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji na makulaturę bądź z protokołami jej zniszczenia) jest przechowywana w archiwum zakładowym lub składnicy akt. Wydaje się, że z uwagi na szczególny charakter prawny oświadczeń majątkowych oraz informacje w nich zawarte (część B, załączniki w postaci rocznych zeznań podatkowych PIT), oświadczenia te w toku procedury brakowania powinny być zniszczone.

 

Przepisy przewidują również procedurę brakowania na podstawie zgody generalnej – w odniesieniu do całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części (np. co do oświadczeń majątkowych wszystkich radnych danej kadencji). Zgodę taką wydaje naczelny dyrektor archiwów państwowych, jednak uwarunkowana jest ona tym, aby jednostka wnioskująca, w której działa archiwum zakładowe, przechowywała materiały archiwalne (a więc nieprzeznaczone do brakowania) w sposób uporządkowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Wniosek powinien obejmować uzasadnienie potrzeby uzyskania zgody generalnej, w tym stwierdzenie uporządkowania materiałów archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która jest przeznaczona do brakowania w ramach uzyskanej zgody.

 

Czynności brakowania w tym trybie są tożsame z przewidzianymi w procedurze brakowania na podstawie zgody jednorazowej. Uzyskanie zgody generalnej na brakowanie całości dokumentacji niearchiwalnej lub jej części wymaga spełnienia przez jednostkę wnioskującą większych rygorów, aniżeli w odniesieniu do zgody jednorazowej.

 

    

 

PODSTAWA PRAWNA

·       Art. 24h ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (DzU z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.)

·       Art. 5 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.)

·       Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67)

·       Załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU z 2002 r. nr 167, poz. 1375)

Podziel się!