Używanie pieczęci urzędowej

Autor: Cecylia Wołoch / 20.12.2012
MONOGRAFIA 16 4 2008 16

Jednym z obligatoryjnych elementów tytułu wykonawczego jest „odcisk pieczęci urzędowej wierzyciela".

 

Legalna definicja „pieczęci urzędowej" zawarta została w art. 16c ustawy z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 235, poz. 2000). Z przepisu tego wynika, że cyt.: „Urzędową pieczęcią jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci". Z ust. 2 art. 16c powołanej wyżej ustawy wynika, że cyt.: „Urzędową pieczęcią gminy, powiatu, samorządu województwa lub związku jednostek samorządu terytorialnego może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, odpowiednio herb gminy, powiatu lub województwa. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej".

Kto ma prawo używać?
Podmiotami uprawnionymi do używania pieczęci urzędowej są - zgodnie z art. 2a powołanej wyżej ustawy - m.in.:
- gminy, związki międzygminne oraz ich organy,
- powiaty, związki powiatów oraz ich organy.
Kwestie związane ze szczegółami technicznymi pieczęci, wielkość pieczęci, sposób rozmieszczenia poszczególnych jej elementów uregulowane zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic pieczęci urzędowych (DzU nr 47, poz. 316 z późn. zm.). Z § 16 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że do wyrobu pieczęci państwowych uprawniona jest wyłącznie Mennica Państwowa. W ust. 2 tego przepisu przewidziano, że do wyrobu pieczęci urzędowych gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych, zawierających herb gminy lub województwa, są upoważnione również wyspecjalizowane podmioty gospodarcze inne niż Mennica Państwowa.

Instrukcja kancelaryjna
Drugim aktem prawnym, w którym znajdujemy definicję pieczęci urzędowej jest rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (DzU nr 112, poz. 1319 z późn. zm., dalej - instrukcja kancelaryjna). W § 3 pkt 14 tego rozporządzenia czytamy, że cyt. „Pieczęć urzędowa - pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym". Z § 30 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej wynika, że pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych. W przepisie tym jako przykład takich dokumentów wymieniono decyzję i świadectwo. W dalszej części z § 30 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej wynika, że odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Tytuł wykonawczy
Jednym z dokumentów szczególnej wagi, stanowiącym podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych jest niewątpliwie tytuł wykonawczy, sporządzany przez wierzyciela według ustalonego wzoru, na podstawie którego organ egzekucyjny - działając z wniosku wierzyciela - wszczyna egzekucję administracyjną (por. art. 26 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu administracyjnym w administracji, tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). Obowiązek zamieszczania na tytule wykonawczym pieczęci urzędowej wynika wprost z art. 27 § 1 pkt 7 ustawy z 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). W świetle tego przepisu, jednym z obligatoryjnych elementów tytułu wykonawczego (ustawodawca używa określenia „tytuł wykonawczy zawiera....") jest „odcisk pieczęci urzędowej wierzyciela". Odcisk tej pieczęci umieszczany jest w pozycji 45 tytułu wykonawczego wg aktualnie obowiązującego wzoru.

Podziel się!