Podstawę do rozważań na pytanie postawione w tytule winny stanowić przede wszystkim przepisy ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU z 2014 r., poz. 1202 ze zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (DzU z 2014 r. poz. 1786) oraz regulaminy organizacyjne urzędów i starostw. Te przepisy, a szczególnie rozporządzenie, sytuują sekretarza gminy i sekretarza powiatu w grupie kierowniczych stanowisk urzędniczych.
Regulamin Organizacyjny, obowiązujący w Starostwie Powiatowym w Brzezinach, określa w § 17 zadania sekretarza, który jest jednocześnie naczelnikiem Wydziału Organizacji i Kadr. Do zadań sekretarza należą w szczególności:
- koordynacja pracy pomiędzy wydziałami w Starostwie;
- nadzór nad stanem organizacji Starostwa, w tym inicjowanie usprawnień organizacyjnych i technicznych;
- zapewnienie kulturalnej i sprawnej obsługi interesantów;
- ustalenie form i metod pracy wydziałów w Starostwie;
- nadzór nad wykonywaniem bieżących zadań przez wydziały w Starostwie;
- wdrażanie technik informatycznych,
- zapewnienie merytorycznej i techniczno-organizacyjnej obsługi Zarządu oraz techniczno-organizacyjnej obsługi Rady,
- uczestniczenie w posiedzeniach organów Powiatu,
- nadzór nad realizacją uchwał Rady i Zarządu.
Z tego i innych, analizowanych dla potrzeb tego artykułu, regulaminów organizacyjnych urzędów gmin oraz starostw wyłania się obraz sekretarza jako pierwszego urzędnika w jednostce samorządu terytorialnego.
Kwalifikacje
W przywoływanych przepisach wymagane od sekretarzy kwalifikacje to: wykształcenie wyższe oraz co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 ups, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach lub osoba posiadająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2, oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.
Znane są mi jednak przepisy określające pewne preferencje dotyczące stanowisk urzędniczych w samorządach terytorialnych. Jako przykład przywołam stanowisko rzecznika konsumentów. W tym wypadku preferowane jest wykształcenie wyższe, w szczególności prawnicze lub ekonomiczne. Dlatego takie kompetencje przeważają wśród osób pełniących funkcję rzecznika konsumentów. Określenie wykształcenia jako wyższe daje możliwości zatrudnienia kandydatów o szerokim spektrum przygotowania; od biologa, poprzez germanistę, prawnika, administratywistę jak również ekonomistę lub specjalistę do spraw zarządzania.
Czemu tyle miejsca poświęcam wykształceniu sekretarza? Formalnie rzecz ujmując, optymalne sprawowanie tej funkcji zapewnia wykształcenie prawnicze, administracyjne albo, przy innym kierunku wykształcenia, odpowiednie studia podyplomowe (administracyjne, samorządowe). Takie przygotowanie jest szczególnie przydatne do realizacji zarysowującej się koncepcji sekretarza – dyrektora generalnego, zarządzającego kadrami – pod warunkiem uzyskania stosownego upoważnienia od pracodawcy. W przeglądanych ogłoszeniach o naborze na stanowisko pracy sekretarza nie spotkałem w wymaganiach podstawowych kompetencji manadżerskich. Brak takiego doprecyzowania także w wymaganiach dodatkowych czy preferowanych. Podobnie nie dostrzegłem takiego w zapowiedzianych i procedowanych w Sejmie na przełomie lat 2013–2014 projektach ustaw, które zawierały propozycje zmian w ustrojowych ustawach samorządowych. Zarówno projekt prezydencki, jak i rządowy nie przewidywały zmian w zakresie pozycji sekretarza. Myślę jednak, że obecnie, gdy Polska jest członkiem Unii Europejskiej, byłoby korzystnie, gdyby kandydat na sekretarza posiadał przygotowanie ekonomiczne lub dysponował doświadczeniem w szeroko rozumianym zarządzaniu. Możliwości, jakie otworzyła przed samorządami terytorialnymi przynależność Polski do Unii Europejskiej w zakresie dostępu do środków finansowych, zmieniają istotnie rolę sekretarza, który nie tylko jest urzędnikiem primus inter pares, ale w istotny sposób zbliża się do roli menadżera.
Omnibus
Taka przemiana powinna dotyczyć głównie urzędów gmin i starostw, gdzie pracuje kilkanaście albo kilkadziesiąt osób, inna jest bowiem pozycja sekretarza w dużym mieście. W małych jednostkach sekretarz ma często do spełnienia rolę omnibusa. Znane mi są również przypadki, że sekretarz jest kierownikiem USC, a dodatkowo zajmuje się sprawami dowodów osobistych. Wspomniane zadania należą do typowych obowiązków urzędniczych. Obsługa mieszkańców gminy czy powiatu to bardzo ważne zadanie, ale dzisiaj jest ono uzupełniane potrzebą wykonywania szeregu czynności związanych z zabieganiem o środki zewnętrzne, które służą zaspokajaniu zbiorowych potrzeb mieszkańców w jak najszerszym zakresie. Skuteczne staranie się o środki zewnętrzne z różnych źródeł finansowania wymaga od zespołów urzędników samorządowych innych, nowych kwalifikacji. Wiadomo, że część tych zadań można oddać do bezpośredniego wykonania firmom zewnętrznym, ktoś musi jednak określić zakres zlecenia, a następnie kompetentnie odebrać wykonane dzieło.
W tych okolicznościach optymalnym rozwiązaniem byłoby, gdyby w urzędzie samorządowym taką rolę pełnił profesjonalnie przygotowany pracownik samorządowy na stanowisku kierowniczym – sekretarz, który winien łączyć funkcję urzędnika i menadżera.
Z tego powodu, niekoniecznie w duchu przepisów, zbliżamy się do roli sekretarza – menadżera, a jeszcze precyzyjniej do tytułowego nowoczesnego menadżera. Pamiętajmy jednak, że podczas okresowych ocen pracowników samorządowych decydują głównie: życzliwość, uprzejmość, sumienność, sprawność, bezstronność, umiejętność stosowania odpowiednich przepisów, planowanie i organizowanie pracy. To pozwala, przy uzyskaniu wysokiej oceny, zbliżyć się do wzoru urzędnika doskonałego. Czego interesantom urzędów i urzędnikom życzę.
*sekretarz powiatu brzezińskiego
Ten i inne tematy prawne będą omawiane podczas III Ogólnopolskiego Seminarium Sekretarzy, które odbędzie się w Łodzi, w dniach 16-17 czerwca 2016 r.
