Trudny rynek pracy, informatyzacja, zmieniające się prawo. Co jest obecnie największym wyzwaniem w pracy sekretarza?
Wszystkie wymienione przez pana obszary są troską w codziennej pracy. Jednak każda jednostka ma swoją specyfikę i trochę inne wyzwania. Jeżeli chodzi o zmiany prawa, to można powiedzieć, że zawsze były i będą. Świat się zmienia, a prawo wraz z nim. Musi reagować na zmieniającą się strukturę demograficzną, rozwój technologii, relacje międzynarodowe, nawet klimat. Powinno być jednak tworzone tak, żeby organy odpowiadające za wdrażanie norm prawnych miały szansę przygotować się do zmian. Musi być też dostosowane do ogromnej różnorodności samorządów w Polsce. Choćby po to, żeby proponowane regulacje można było stosować w największych i najmniejszych jednostkach z takim samym powodzeniem. Nie zawsze to się udaje. Przykładem są przepisy dotyczące realizacji budżetów obywatelskich. Z perspektywy dużego miasta, mającego dzielnice z własnymi zarządami i radami, wprowadzone przepisy odrywają projekty budżetu obywatelskiego od społeczności osiedli. Mam na myśli brak możliwości podzielenia budżetu obywatelskiego na mniejsze części odpowiadające np. podziałowi na osiedla. Może to doprowadzić do mniejszego angażowania się mieszkańców w ten mechanizm partycypacji. Trudno będzie im wytłumaczyć, dlaczego mieszkając w jednej części dużej warszawskiej dzielnicy, np. Mokotowa (ponad 200 tys. mieszkańców) mają decydować o projektach, które chcą mieć zrealizowane ludzie innej części dzielnicy oddalonej o 10 km, które w żaden sposób nie będą wpływać na ich życie. Projekty z budżetu obywatelskiego dotyczą np. zmiany organizacji ruchu na osiedlowej ulicy. Przed wprowadzeniem wspomnianych przepisów mechanizm budżetów partycypacyjnych funkcjonował w wielu gminach. Prawdopodobnie w każdej trochę w inny sposób i to był atut. Można powiedzieć, że każdy budżet obywatelski był szyty na miarę danego samorządu.
Jakie zmiany prawa najbardziej wpłynęły na organizację pracy w urzędzie?
Przykłady można by mnożyć, ale najbardziej znaczące było wprowadzenie Programu 500+. W Warszawie musieliśmy zatrudnić ponad 60 osób i przygotować dla usprawnienia całego procesu narzędzia informatyczne. Kolejny przykład to zmiany w przepisach dotyczących zagospodarowania odpadów – reforma śmieciowa sprzed kilku lat. Konsekwencją była zmiana organizacji urzędu, zatrudnienie pracowników i wprowadzenie rozwiązań technologicznych wspomagających pracę. Wreszcie RODO. Zmiana sposobu myślenia o bezpieczeństwie danych osobowych, o ryzyku związanym z ich przechowywaniem, wpływa w radykalny sposób na funkcjonowanie i organizację urzędu. Jest cała lista dodatkowych zadań. Na przykład szacowanie ryzyka, które musi być robione z perspektywy osoby, której dane są przechowywane. W tym celu musieliśmy zrobić przegląd używanych systemów, w których przechowywane są dane. Oczywiście można podawać wiele podobnych przykładów, jak choćby jednolity plik kontrolny (JPK). Tu ciekawostka, która pokazuje, jak wielką trudność sprawia samorządom reagowanie na zmiany prawa. Wszyscy mieliśmy bardzo mało czasu na przygotowanie się do wprowadzenia JPK. Jako nieliczni byliśmy gotowi na czas. Na szczęście dla innych samorządów, w ostatniej chwili termin przesunięto.
Nie można bezmyślnie kopiować rozwiązania, które gdzieś się sprawdziło. Każdy samorząd w naturalny sposób jest inny. Jestem jednak zwolennikiem wzajemnego podpatrywania się i inspirowania.
Jak w urzędzie zorganizowany jest monitoring prawa?
Myślę, że podobnie jak w innych miastach w Polsce. Struktura urzędów odpowiada zadaniom samorządów i obszarom prawnym z nimi związanym. Można powiedzieć, że każdy obszar tematyczny ma swojego właściciela. Są jednostki zajmujące się edukacją, zdrowiem, pomocą społeczną itd. To właśnie tam odbywa się monitoring i śledzenie zmian legislacyjnych w danym obszarze. Dużym wsparciem są ogólnopolskie organizacje samorządowe, jak Unia Metropolii Polskich czy Związek Miast Polskich. Za ich pośrednictwem bierzemy udział w monitorowaniu zmian w przepisach, a często staramy się wpływać na ich ulepszenie. Nie zawsze jednak jesteśmy wysłuchani. Tu chciałbym wspomnieć, że te organizacje są dla nas dużym wsparciem przy wymianie doświadczeń. Na przykład przy wdrażaniu rozwiązań, które przewidują zmiany przepisów, czy przy wprowadzaniu nowych rozwiązań technologicznych. Działając w takich organizacjach, wzajemnie się inspirujemy.
A jak na pracę sekretarza wpływa trudny rynek pracy?
Zarządzanie kadrami w samorządzie to prawdopodobnie jedno z zadań sekretarzy, które zajmuje największą część dnia. Problemy na rynku pracy, w różnych branżach, wpływają na funkcjonowanie urzędów, za które odpowiadamy. Spektrum zagadnień, którymi zajmują się samorządy, jest olbrzymie. Dlatego potrzebujemy specjalistów z różnych branż. W ostatnim roku w Warszawie nie rozstrzygnęliśmy kilkunastu procent konkursów na stanowiska urzędnicze. Główną przyczyną były zbyt niskie kwalifikacje, ale coraz częściej zdarza się brak kandydata na stanowisko. Jesteśmy mało konkurencyjni finansowo dla niektórych grup zawodowych. I tu pojawia się dylemat. Od urzędów zdecydowanie oczekuje się wysokiej jakości i wysokich standardów, które mogą zapewnić tylko wysokiej klasy specjaliści. Nie ma natomiast przyzwolenia na podwyższanie wynagrodzeń w administracji. Jak w takim razie mamy zapewnić wysoką jakość pracy, nie mając specjalistów z najwyższymi kwalifikacjami?
W jakiej branży problem jest największy?
Obecnie nie ma nowego rozwiązania, pomysłu, czy kolejnego zadania, którego podejmują się samorządy, a które nie wykorzystywałoby nowych technologii. Tymczasem w Polsce brakuje około 50 tys. osób z branży IT. My jesteśmy wyjątkowo niekonkurencyjni dla tej grupy zawodowej. Tymczasem rozwój samorządów – czyli wpływanie na jakość życia mieszkańców – będzie opierał się na nowych technologiach.
Od warszawskiego urzędu wymaga się zapewne najwyższych standardów w Polsce i wprowadzania światowych trendów w zarządzaniu. Czy pana zdaniem wasze doświadczenia mogą być jakoś wykorzystywane w mniejszych gminach?
Kontaktując się z koleżankami i kolegami z innych samorządów, szczególnie w kontekście wzajemnego podpatrywania się i inspiracji, powtarzam, że nie można bezmyślnie kopiować rozwiązania, które gdzieś się sprawdziło. Każdy samorząd w naturalny sposób jest inny. Jestem jednak zwolennikiem wzajemnego inspirowania się. Na przykład wprowadzenie takiego rozwiązania w komunikacji z mieszkańcami, jak warszawski system 19115, jest możliwe w mniejszych jednostkach. Prawdopodobnie przy użyciu trochę innych technologii, ale filozofia takiego komunikowania się jest przekładalna na każdą gminę w Polsce. Dodatkowo rozwiązanie to jest skalowalne technologicznie i organizacyjnie. Ponieważ rozmawiamy głównie w kontekście zarządzania urzędem, to wydaje mi się, że właśnie ten przykład jest najlepszy. System 19115 postrzegany bywa jako sposób kontaktowania się z mieszkańcami, w szczególności w sprawach informacyjnych i interwencyjnych. Ale jest również narzędziem pozwalającym nam na bieżąco przypatrywać się jakości pracy poszczególnych struktur naszej organizacji (biurom, jednostkom, dzielnicom). Gromadzone, a następnie analizowane informacje o zdarzeniach i aktywności poszczególnych jednostek organizacyjnych pozwalają na bieżąco odpowiadać na najważniejsze pytanie w procesie zarządczym: jak skuteczna jest dana część organizacji, jak skuteczny jest samorządowy menadżer odpowiadający za dany obszar? Inspiracją dla innych gmin był także wprowadzony w Warszawie Miejski System Informacyjny – ujednolicony system tablic w przestrzeni publicznej (niebiesko-czerwone, z nazwami ulic). Chciałbym podkreślić, że wbrew pozorom my również podpatrujemy innych w Polsce i na świecie. I wiele zmian wprowadziliśmy właśnie dlatego, że udały się w innych mniejszych JST. Doświadczenia innych wykorzystywaliśmy na przykład przy budowaniu mechanizmu budżetu partycypacyjnego. Obserwując współpracę samorządów w Polsce, możemy śmiało powiedzieć, że siłą tej struktury administracyjnej jest właśnie to, że wzajemnie się inspirujemy i w zdrowy sposób ze sobą rywalizujemy.
W ramach tegorocznego V Ogólnopolskim Seminarium Sekretarzy porozmawiamy o pozycji i obowiązkach sekretarza w kontekście zmieniających się przepisów prawnych. Położymy nacisk na organizację wyborów oraz cyfryzację usług publicznych. Przedstawimy praktyczne wskazówki w kontekście RODO, prawa pracodawcy oraz przykłady narzędzi motywacyjnych w samorządzie.
