Przy okazji pilotażowego programu praktyk, organizowanego przez Instytut Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, studenci zarządzania publicznego i zarządzania polityką społeczną mieli możliwość usprawnienia procesów w wybranych jednostkach administracji publicznej – w ramach powołanej niedawno Szkoły Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów.
Podczas wakacji grupa studentów pracowała nad usprawnieniem procesów w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie oraz w Warmińsko-Mazurskim Centrum Chorób Płuc w Olsztynie, wykorzystując możliwości technologii RPA (Robotic Process Automation). W efekcie powstało aż 15 scenariuszy wykorzystania robotów, dzięki którym udało się zautomatyzować m.in. proces weryfikacji wniosków Tarczy Antykryzysowej COVID-19, pobieranie zwolnień lekarskich ze stron ZUS, wystawianie faktur masowych czy proces rejestracji pacjentów na oddziale alergologii. Stworzone przez studentów scenariusze pozwoliły na wygenerowanie oszczędności liczonych w setkach dni roboczych miesięcznie i tym samym odciążenie pracowników w wykonywaniu powtarzalnych i czasochłonnych czynności.
– Widząc konieczność transformacji cyfrowej w sektorze publicznym oraz duży potencjał wykorzystania technologii RPA w instytucjach tego sektora, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie do oferty praktyk bezpośredniego transferu technologii z uczelni do instytucji publicznych. W efekcie bez ponoszenia dodatkowych kosztów podmiot publiczny otrzymuje rozwiązania cyfrowe z zakresu modelowania i robotycznej automatyzacji procesów do testowania i określania ich przydatności w codziennej pracy. Studenci natomiast zdobywają doświadczenie i poznają praktyczne aspekty funkcjonowania sfery publicznej – podsumowuje dr inż. Janusz Sasak, koordynator Szkoły Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów.
Arkadiusz Psica, dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, instytucja województwa małopolskiego, realizuje zadania w zakresie rozliczenia wniosków w ramach Tarczy Antykryzysowej COVID-19. Urząd stanął przed wyzwaniem rozliczenia ponad 15 tys. wniosków przedsiębiorców w określonym w ustawie terminie. W celu usprawnienia działań podjęliśmy decyzję o zawarciu współpracy z dr Januszem Sasakiem, prowadzącym Szkołę Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów na Uniwersytecie Jagiellońskim. Postanowiliśmy wdrożyć nowe rozwiązania technologiczne i zaproponowaliśmy studentowi UJ praktyki z robotem.
Student i robot pomogli nam uporządkować proces i monitorować terminy. Robot ściąga z internetu dokumenty potrzebne do weryfikacji wniosków, ponadto informuje pracowników o przychodzących od przedsiębiorców pismach i terminach odbioru korespondencji. Staramy się automatyzować czynności proste, lecz czasochłonne dla pracownika.
Praktykant został już zatrudniony w urzędzie, obecnie utrzymuje powstałe w trakcie praktyk rozwiązania i programuje nowe. Warto podkreślić, że kluczową rolę w zmianie, która przyszła razem z robotem, odgrywało kierownictwo WUP – doświadczenie pokazuje, że dziś kierownik musi zarządzać nie tylko ludźmi, ale również dostępnymi narzędziami IT czy też poszukiwać narzędzi, które pomogą mu zrealizować zadanie efektywnie.
Tekst ukazał się w 1. numerze „Wspólnoty”
Fot. Pixabay
